Lassen Sie es krachen – mit SCRUM

Wussten Sie, dass die Welt die Erfindung des Rugby einem Jungen namens William Webb Ellis zu verdanken hat? Der damals 16-jährige Schüler soll 1823 bei einem Fußballspiel die Regeln missachtet, den Ball in den Armen zum Tor gebracht und so einen neuen Sport gegründet haben. Einen Sport, der übrigens bis 1995 als reiner Amateursport galt.

Und wussten Sie, dass das, was im Rugby als Gedränge (englisch Scrum) bekannt ist und für Außenstehende eher wie ungeordnetes Geraufe unter Halbstarken aussieht, der Arbeitsmethode SCRUM ihren Namen gibt? Genau wie ein Rugby-Team im Gedränge überlegt ein SCRUM-Team sich nämlich selbst eine Taktik, um ein Ziel zu erreichen.

Keine Sorge, all das müssen Sie sich gar nicht merken – es sei denn, Sie möchten auf der nächsten Party mit unnützem Fachwissen punkten. Aber wo wir gerade vom Feiern sprechen: Wussten Sie eigentlich, dass man mit SCRUM sogar Partys planen kann?

Wir stellen Ihnen heute zwei etwas ungewöhnlichere Einsatzgebiete der Arbeitsmethode SCRUM vor, die ihre Vielseitigkeit verdeutlichen – gleichzeitig aber auch ihre Grenzen aufzeigen.

Feiern mit SCRUM: Planen Sie doch mal agil

In der Softwareentwicklung ist SCRUM seit langem die gängigste Methode zur agilen Projektarbeit. Doch die Methode hat längst auch die meisten anderen Branchen erreicht. Schließlich gewinnt die Projektarbeit überall an Bedeutung – während Projekte immer komplexer werden und bei traditioneller Umsetzung zu oft scheitern.

Im Gegensatz zur klassischen Projektarbeit hilft SCRUM dabei, Projekte besser zu strukturieren, Aufgaben aufzuteilen und den Fortschritt regelmäßig zu überprüfen. So werden u.a. Probleme frühzeitig erkannt und Kommunikation und Kollaboration auch zwischen verschiedenen Teams gefördert.

So funktioniert die agile Partyplanung

Wir könnten uns vorstellen, dass Sie nach zwei Jahren Corona-Einschränkungen mal wieder Lust auf ein richtig schönes Firmen-Sommerfest haben. Doch nach so langer Zeit ohne soziale Großevents fehlt Ihnen vielleicht die Planungsroutine. Der Kollege, der sich früher federführend um die Partyplanung gekümmert hat, hat das Unternehmen verlassen. Ihren alten Caterer gibt es nicht mehr. Was tun?

Klassischerweise würden Sie nun einen neuen Projektleiter beauftragen, der wiederum einen Plan macht und Mitarbeiter beauftragt, sich um einzelne Elemente zu kümmern: Location, Essen, Musik, Einladungen. Aber haben Sie schon mal überlegt, die Partyplanung agil zu gestalten?

Klar ist: Ist der Rahmen für die Planung überschaubar, die Risiken gering und der Projektleiter mit dem Thema ohnehin vertraut, weil es sich um ein jährliches Sommerfest handelt, verzetteln Sie sich vermutlich auch mit einer klassischen Projektplanung nicht.

Planen Sie hingegen eine Party mit zahlreichen Unsicherheiten (Anzahl der Gäste, Essen, Rahmenprogramm, Wetter, enges Budget, Sicherheitsanforderungen oder Hygienevorschriften), ist ein agiles Projektmanagement unter Umständen besser geeignet.

Statt eines Projektmanagers setzen Sie also einen Product Owner ein. Der wiederum formuliert eine Vision der Party und überlegt sich einige User Stories (etwa so: Als Partygast möchte ich tanzen. Als Mitglied der Geschäftsführung möchte ich meine Mitarbeiter begrüßen und ihnen für die geleistete Arbeit danken.)

Er stellt sich ein Team zusammen, mit dem er ins erste Backlog Refinement geht. Gemeinsam erarbeitet das Team die wichtigsten Aufgaben für den ersten Sprint – und kommt dann regelmäßig zusammen, um sich über den Fortschritt auszutauschen. Zu den Sprintwechseln können bei Bedarf außerdem Entscheider eingeladen werden. So kann etwa die Geschäftsleitung dabei sein, wenn es um die Wahl der Location geht oder ein Mitglied des Betriebsrats, wenn die Einladungen versandbereit sind.

Auf diese Art und Weise kann das Umsetzungsteam immer wieder auf Probleme eingehen, Feedback einbeziehen und beispielsweise auch neu hinzugekommene Herausforderungen oder Ideen in den nächsten Sprint aufnehmen. Auf diese Art veranstalten Sie mit Sicherheit ein Fest, das allen Spaß macht.

Wenn Sie noch genauer wissen wollen, wie eine Partyplanung mit SCRUM aussehen könnte, schauen Sie doch mal hier.

Agiles Arbeiten heißt auch, Regeln zu brechen

Laut offiziellem Regelwerk sieht SCRUM sehr fest definierte Rollen sowie Zeiträume für Sprintwechsel, Reviews und tägliche Absprachen (Daily Scrums) im Team vor. Was aber, wenn ein SCRUM-Team nicht regelmäßig zusammenkommen kann, Akteure immer wieder wechseln oder eine Aufgabe nur ehrenamtlich und nebenberuflich wahrgenommen werden kann?

Dann ist es zwar methodisch nicht einwandfrei, aber dennoch machbar, Projekte über SCRUM zu managen. Schließlich können auch hier Visionen formuliert und Ziele definiert werden. Es braucht allerdings mehr Abstimmung und eine Anpassung des Regelwerks. So könnten die ersten Sprints beispielsweise dazu genutzt werden, die Methodik auf die eigenen Bedürfnisse anzupassen, Zeiträume und Spielregeln des Miteinanders zu definieren und die Verfügbarkeiten der einzelnen Teammitglieder zu ermitteln.

Die ehrenamtlich tätige Young Crew der GPM (Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement) etwa nutzt einen auf die Bedürfnisse des eigenen Teams angepassten SCRUM-Ansatz seit 2018 zur Organisation ihres Young Crew Workshops.

Dabei wird etwa die Rolle des Product Owners auf zwei Personen aufgeteilt – die außerdem ebenso wie der SCRUM Master gemeinsam mit dem restlichen Team die Stories bearbeiten. Und statt eines täglichen telefonischen oder persönlichen Daily posten alle Teammitglieder den aktuellen Status ihrer Arbeit alle zwei Tage auf Slack.

Agil arbeiten heißt nämlich eben auch, Methoden flexibel auf Bedürfnisse anzupassen.

Warum SCRUM nicht immer zum Ziel führt

Falls Sie den Smalltalk auf der nächsten Party noch mit einem Witz abschließen möchten, versuchen Sie es doch mal mit diesem: Gehen ein SCRUM Master, ein Product Owner und ein Agile Coach in eine Bar. Der Product Owner will am liebsten alle Getränke probieren. Der Scrum Master mahnt zu priorisieren und sechs Getränke in die engere Auswahl zu nehmen. Der Agile Coach erinnert den Product Owner daran, den Drink mit der besten Aussicht auf Erfolg zu wählen – in diesem Fall den mit dem höchsten Alkoholgehalt. Am Ende ist der Barkeeper so genervt, dass keiner der drei ein Getränk bekommt.

Auch die Methode SCRUM hat ihre Grenzen – nämlich dann, wenn es keine Projektarbeit braucht. Etwa, weil Dinge schneller und unkomplizierter von nur einer Person oder einem kleinen Team entschieden werden können. Zur Wahl des passenden Getränks in der Bar reicht es zum Beispiel, wenn jeder für sich eine Entscheidung trifft und diese dem Barkeeper mitteilt.