Lassen Sie es krachen – mit SCRUM

Wussten Sie, dass die Welt die Erfindung des Rugby einem Jungen namens William Webb Ellis zu ver­dan­ken hat? Der damals 16-jäh­ri­ge Schüler soll 1823 bei einem Fußballspiel die Regeln miss­ach­tet, den Ball in den Armen zum Tor gebracht und so einen neu­en Sport gegrün­det haben. Einen Sport, der übri­gens bis 1995 als rei­ner Amateursport galt.

Und wuss­ten Sie, dass das, was im Rugby als Gedränge (eng­lisch Scrum) bekannt ist und für Außenstehende eher wie unge­ord­ne­tes Geraufe unter Halbstarken aus­sieht, der Arbeitsmethode SCRUM ihren Namen gibt? Genau wie ein Rugby-Team im Gedränge über­legt ein SCRUM-Team sich näm­lich selbst eine Taktik, um ein Ziel zu errei­chen.

Keine Sorge, all das müs­sen Sie sich gar nicht mer­ken – es sei denn, Sie möch­ten auf der nächs­ten Party mit unnüt­zem Fachwissen punk­ten. Aber wo wir gera­de vom Feiern spre­chen: Wussten Sie eigent­lich, dass man mit SCRUM sogar Partys pla­nen kann?

Wir stel­len Ihnen heu­te zwei etwas unge­wöhn­li­che­re Einsatzgebiete der Arbeitsmethode SCRUM vor, die ihre Vielseitigkeit ver­deut­li­chen – gleich­zei­tig aber auch ihre Grenzen auf­zei­gen.

Feiern mit SCRUM: Planen Sie doch mal agil

In der Softwareentwicklung ist SCRUM seit lan­gem die gän­gigs­te Methode zur agi­len Projektarbeit. Doch die Methode hat längst auch die meis­ten ande­ren Branchen erreicht. Schließlich gewinnt die Projektarbeit über­all an Bedeutung – wäh­rend Projekte immer kom­ple­xer wer­den und bei tra­di­tio­nel­ler Umsetzung zu oft schei­tern.

Im Gegensatz zur klas­si­schen Projektarbeit hilft SCRUM dabei, Projekte bes­ser zu struk­tu­rie­ren, Aufgaben auf­zu­tei­len und den Fortschritt regel­mä­ßig zu über­prü­fen. So wer­den u.a. Probleme früh­zei­tig erkannt und Kommunikation und Kollaboration auch zwi­schen ver­schie­de­nen Teams geför­dert.

So funktioniert die agile Partyplanung

Wir könn­ten uns vor­stel­len, dass Sie nach zwei Jahren Corona-Einschränkungen mal wie­der Lust auf ein rich­tig schö­nes Firmen-Sommerfest haben. Doch nach so lan­ger Zeit ohne sozia­le Großevents fehlt Ihnen viel­leicht die Planungsroutine. Der Kollege, der sich frü­her feder­füh­rend um die Partyplanung geküm­mert hat, hat das Unternehmen ver­las­sen. Ihren alten Caterer gibt es nicht mehr. Was tun?

Klassischerweise wür­den Sie nun einen neu­en Projektleiter beauf­tra­gen, der wie­der­um einen Plan macht und Mitarbeiter beauf­tragt, sich um ein­zel­ne Elemente zu küm­mern: Location, Essen, Musik, Einladungen. Aber haben Sie schon mal über­legt, die Partyplanung agil zu gestal­ten?

Klar ist: Ist der Rahmen für die Planung über­schau­bar, die Risiken gering und der Projektleiter mit dem Thema ohne­hin ver­traut, weil es sich um ein jähr­li­ches Sommerfest han­delt, ver­zet­teln Sie sich ver­mut­lich auch mit einer klas­si­schen Projektplanung nicht.

Planen Sie hin­ge­gen eine Party mit zahl­rei­chen Unsicherheiten (Anzahl der Gäste, Essen, Rahmenprogramm, Wetter, enges Budget, Sicherheitsanforderungen oder Hygienevorschriften), ist ein agi­les Projektmanagement unter Umständen bes­ser geeig­net.

Statt eines Projektmanagers set­zen Sie also einen Product Owner ein. Der wie­der­um for­mu­liert eine Vision der Party und über­legt sich eini­ge User Stories (etwa so: Als Partygast möch­te ich tan­zen. Als Mitglied der Geschäftsführung möch­te ich mei­ne Mitarbeiter begrü­ßen und ihnen für die geleis­te­te Arbeit dan­ken.)

Er stellt sich ein Team zusam­men, mit dem er ins ers­te Backlog Refinement geht. Gemeinsam erar­bei­tet das Team die wich­tigs­ten Aufgaben für den ers­ten Sprint – und kommt dann regel­mä­ßig zusam­men, um sich über den Fortschritt aus­zu­tau­schen. Zu den Sprintwechseln kön­nen bei Bedarf außer­dem Entscheider ein­ge­la­den wer­den. So kann etwa die Geschäftsleitung dabei sein, wenn es um die Wahl der Location geht oder ein Mitglied des Betriebsrats, wenn die Einladungen ver­sand­be­reit sind.

Auf die­se Art und Weise kann das Umsetzungsteam immer wie­der auf Probleme ein­ge­hen, Feedback ein­be­zie­hen und bei­spiels­wei­se auch neu hin­zu­ge­kom­me­ne Herausforderungen oder Ideen in den nächs­ten Sprint auf­neh­men. Auf die­se Art ver­an­stal­ten Sie mit Sicherheit ein Fest, das allen Spaß macht.

Wenn Sie noch genau­er wis­sen wol­len, wie eine Partyplanung mit SCRUM aus­se­hen könn­te, schau­en Sie doch mal hier.

Agiles Arbeiten heißt auch, Regeln zu brechen

Laut offi­zi­el­lem Regelwerk sieht SCRUM sehr fest defi­nier­te Rollen sowie Zeiträume für Sprintwechsel, Reviews und täg­li­che Absprachen (Daily Scrums) im Team vor. Was aber, wenn ein SCRUM-Team nicht regel­mä­ßig zusam­men­kom­men kann, Akteure immer wie­der wech­seln oder eine Aufgabe nur ehren­amt­lich und neben­be­ruf­lich wahr­ge­nom­men wer­den kann?

Dann ist es zwar metho­disch nicht ein­wand­frei, aber den­noch mach­bar, Projekte über SCRUM zu mana­gen. Schließlich kön­nen auch hier Visionen for­mu­liert und Ziele defi­niert wer­den. Es braucht aller­dings mehr Abstimmung und eine Anpassung des Regelwerks. So könn­ten die ers­ten Sprints bei­spiels­wei­se dazu genutzt wer­den, die Methodik auf die eige­nen Bedürfnisse anzu­pas­sen, Zeiträume und Spielregeln des Miteinanders zu defi­nie­ren und die Verfügbarkeiten der ein­zel­nen Teammitglieder zu ermit­teln.

Die ehren­amt­lich täti­ge Young Crew der GPM (Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement) etwa nutzt einen auf die Bedürfnisse des eige­nen Teams ange­pass­ten SCRUM-Ansatz seit 2018 zur Organisation ihres Young Crew Workshops.

Dabei wird etwa die Rolle des Product Owners auf zwei Personen auf­ge­teilt – die außer­dem eben­so wie der SCRUM Master gemein­sam mit dem rest­li­chen Team die Stories bear­bei­ten. Und statt eines täg­li­chen tele­fo­ni­schen oder per­sön­li­chen Daily pos­ten alle Teammitglieder den aktu­el­len Status ihrer Arbeit alle zwei Tage auf Slack.

Agil arbei­ten heißt näm­lich eben auch, Methoden fle­xi­bel auf Bedürfnisse anzu­pas­sen.

Warum SCRUM nicht immer zum Ziel führt

Falls Sie den Smalltalk auf der nächs­ten Party noch mit einem Witz abschlie­ßen möch­ten, ver­su­chen Sie es doch mal mit die­sem: Gehen ein SCRUM Master, ein Product Owner und ein Agile Coach in eine Bar. Der Product Owner will am liebs­ten alle Getränke pro­bie­ren. Der Scrum Master mahnt zu prio­ri­sie­ren und sechs Getränke in die enge­re Auswahl zu neh­men. Der Agile Coach erin­nert den Product Owner dar­an, den Drink mit der bes­ten Aussicht auf Erfolg zu wäh­len – in die­sem Fall den mit dem höchs­ten Alkoholgehalt. Am Ende ist der Barkeeper so genervt, dass kei­ner der drei ein Getränk bekommt.

Auch die Methode SCRUM hat ihre Grenzen – näm­lich dann, wenn es kei­ne Projektarbeit braucht. Etwa, weil Dinge schnel­ler und unkom­pli­zier­ter von nur einer Person oder einem klei­nen Team ent­schie­den wer­den kön­nen. Zur Wahl des pas­sen­den Getränks in der Bar reicht es zum Beispiel, wenn jeder für sich eine Entscheidung trifft und die­se dem Barkeeper mit­teilt.