Das Team-Office-Prinzip

Büros sind für Menschen, nicht für Organisationen

Wie sieht eine zeit­ge­mä­ße Arbeitsumgebung in Büros aus? Welche Büroform ist die rich­ti­ge? Großraumbüro, Open Space, Business Club, Gruppenbüro, Kombibüro – was ist sinn­voll, was nicht? Der nach­fol­gen­de Artikel will hier­auf eine Antwort geben und zei­gen, dass es weni­ger um Raumkonzepte und viel­mehr um ein grund­le­gen­des Prinzip geht. Wir nen­nen es das „Team-Office-Prinzip“ (TOP). Es stellt den wich­tigs­ten und unver­zicht­ba­ren Baustein einer Organisation in den Mittelpunkt: Den Mensch. Und es betrach­tet den Arbeitsmarkt aus einer Perspektive, die in die heu­ti­ge Zeit passt.

Gruppenbüro [14], Großraumbüro [15], Kombibüro [16] – Zeitgemäße Bürokonzepte?

Dass sich die Frage nach der rich­ti­gen Büroform in den meis­ten Organisationen immer wie­der und immer häu­fi­ger stellt, zeigt die Unzufriedenheit mit den momen­ta­nen Lösungen. Die Antwort auf die Frage lei­tet sich dabei von drei Sachverhalten ab:

1. Durch digi­ta­le Systeme las­sen sich vie­le bis­her manu­el­le Arbeitsschritte auto­ma­ti­sie­ren. So prü­fen Computer Rechtsverträge feh­ler­frei­er und schnel­ler als jeder Jurist [1]. Und eine digi­ta­le Verwaltung, wie in Estland, macht das Erstellen von Steuererklärungen durch Steuerberater über­flüs­sig [2]. Auch ein digi­ta­li­sier­ter Posteingang erlaubt es, dass Software die Vorsortierung erle­digt und uns (und unse­ren Assistenten) das Trennen der Geschäftspost abnimmt (so wie Spamfilter). Die tech­ni­sche Entwicklung führt dazu, dass die über­wie­gen­de Zahl der Routinearbeiten in Zukunft vom Computer bezie­hungs­wei­se einer künst­li­chen Intelligenz (KI) über­nom­men wer­den [3]. Im Gegenzug bleibt uns Menschen die Aufgabe, sich den kom­ple­xen und nicht bere­chen­ba­ren Aufgaben anzu­neh­men. Das, an dem die KI schei­tert. Dafür braucht es Flexibilität, Können und gute Ideen.

2. Die Märkte haben sich in den letz­ten Jahrzehnten radi­kal ver­än­dert und tun dies noch immer. Aus einem Verkäufermarkt wur­de ein Käufermarkt. Erfolgreiche Unternehmen ent­wi­ckeln und lie­fern fle­xi­bel und indi­vi­du­ell nach Kundenwunsch („Losgröße 1“). Produkte von der Stange wird es wei­ter­hin geben, doch erwar­tet der Kunde dazu indi­vi­du­el­len Service und nahe­zu stu­fen­lo­se Konfigurierbarkeit. Gemeinsam mit der Tatsache, dass digi­ta­le Lösungen in rela­tiv kur­zer Zeit gan­ze Märkte ver­än­dern kön­nen, führt dies dazu, dass Mitarbeiter und Abteilungen eines Unternehmens fle­xi­bel und schnell auf geän­der­te Anforderungen reagie­ren kön­nen müs­sen. Beispiele, die jeder kennt: Uber vs. Taximarkt [4], Amazon vs. Buchmarkt [5] und das Smartphone vs. meh­re­re Märkte [6]). Und die­se Veränderungen kom­men meis­tens über­ra­schend und sind nicht vor­her­seh­bar.

3. Die not­wen­di­ge Flexibilität aus den bei­den zuvor genann­ten Punkten und die damit ein­her­ge­hen­de Komplexität der täg­li­chen Arbeitsaufgaben füh­ren dazu, dass Abstimmungen und Kollaboration inner­halb einer Firma uner­läss­lich sind – und immer wich­ti­ger wer­den. Dies lässt sich bei­spiels­wei­se an der seit Jahren stei­gen­den Menge an Meetings und Besprechungen erken­nen [7]. Es gibt kaum noch Tagesabläufe im Büro, die von Eintönigkeit und Konstanz geprägt sind. Der viel­ge­lob­te „Nine-to-five-Job“ ist eine aus­ster­ben­de Form. Dutzende Male am Tag braucht ein Beschäftigter die fach­li­che Unterstützung durch die Kollegen. Das war vor Jahren noch anders. Das Ergebnis: Einzelarbeit nimmt ab und wird zuneh­mend durch Handlungen der KI ersetzt [8]. Im Gegenzug steigt der Bedarf an Teamwork und spon­ta­ner Zusammenarbeit auf allen Ebenen im Tagesgeschäft. Agile, team­ori­en­tier­te Arbeitsweisen sind Antworten, um auf die ver­än­der­ten Rahmenbedingungen zu reagie­ren.

Die drei genann­ten Aspekte sind hier nur kurz ange­ris­sen. Zu jedem sind mitt­ler­wei­le gan­ze Regale vol­ler Fachbücher und Ratgeber erschie­nen. Und das Gesamtbild ist viel kom­ple­xer, als hier dar­ge­stellt. Im Wesentlichen lässt sich aller­dings die Mehrheit der aktu­el­len Alltagssorgen und Verluste in Betriebsabläufen auf die erwähn­ten Veränderungen zurück­füh­ren. Da die­se Sorgen bis dato in den meis­ten Unternehmen nicht aus­rei­chend gelöst wur­den, reagie­ren Beschäftigte auf jede Diskussion zur Arbeitsumgebung mit hohem Interesse und drü­cken damit einen Bedarf an Veränderung aus.

Home-Office ist kein Ersatz für das Büro – aber eine Verlängerung

Neben den Überlegungen vie­ler Organisationen, die Bürolandschaft und Prozesse zu opti­mie­ren, ergab sich mit der Corona-Krise eine uner­war­te­te und weit­rei­chen­de Veränderung, die bis dahin weni­ger als die Hälfte aller Organisationen im Tagesgeschäft eta­bliert hat­ten [9]: Die tem­po­rä­re Verlagerung des Arbeitsplatzes an einen Ort, den der Angestellte frei wäh­len kann. Formal spre­chen wir hier von „mobi­ler Arbeit“, in der Diskussion hat sich der Begriff „Home-Office“ eta­bliert.

Dass in weni­gen Monaten ein wah­rer Home-Office-Hype ent­stan­den ist und die meis­ten Beschäftigten auch ein zukünf­ti­ges Kontingent an Arbeitszeit außer­halb des Büros for­dern, hat einen ein­fa­chen Grund: Die aktu­el­len Büroumgebungen pas­sen nicht auf die Bedürfnisse der Angestellten. So feh­len schlicht­weg Rückzugsmöglichkeiten, um kon­zen­triert und über einen län­ge­ren Zeitraum an etwas arbei­ten zu kön­nen. Und es feh­len Möglichkeiten, um zwi­schen den Phasen der Dauerbelastung (sie­he Punkt 2) Energie zu tan­ken. Die wenigs­ten Unternehmenskulturen las­sen es zu, sich wäh­rend der Büroarbeit mal aufs Ohr zu legen. Dabei führt dies nach­weis­lich zu bes­se­ren Arbeitsergebnissen [10].

Gleichzeitig feh­len in den Bürogebäuden oft­mals aus­rei­chend Flächen für die tea­m­in­ter­ne Arbeit. So die­nen Teeküchen, Kantinen und Foyers als Notbehelf für not­wen­di­ge Ad-Hoc-Treffpunkte. Und team­ori­en­tier­te, mehr­stün­di­ge Workshops fin­den in exter­nen Workshopräumen statt, da die­se Raumform bei vie­len gänz­lich fehlt.

Arbeit sieht heute anders aus, als die gängigen Bürokonzepte bedienen können

Die aku­ten Themen „Home-Office“ (inklu­si­ve dem wach­sen­den Brachliegen von Schreibtischen) und man­geln­de Teamwork-Förderung füh­ren dazu, dass die Büroformen vie­ler Organisationen auf den Prüfstand gestellt wer­den und dort nach Lösungsmodellen gesucht wird.

Die zu Beginn genann­ten Büroformen vom Gruppenbüro bis zum Open Office ver­su­chen, es bes­ser zu machen. Sie rei­chern die Bürolandschaft mit zusätz­li­chen funk­tio­na­len Zonen an und erhö­hen die Kontaktfrequenz zwi­schen den Beschäftigten – bei­spiels­wei­se durch die Reduzierung von Einzelbüros und den Wegfall von Wänden. Oft ist dies aller­dings kon­tra­pro­duk­tiv. Denn selbst gut geschnit­te­ne, modern wir­ken­de Bürokonzepte unter­lie­gen bis heu­te zwei grund­le­gen­den Fehleinschätzungen:

1. Schreibtische näher zusam­men­zu­stel­len för­dert die Teamarbeit.
Nein, tut es nicht. Denn Schreibtische sind Werkzeuge für Einzelarbeit. Sie näher zusam­men­zu­rü­cken und Wände zwi­schen ihnen zu ent­fer­nen, begüns­tigt zwar Gespräche – ist der kon­zen­trier­ten Arbeit aber abträg­lich. Und: Teamorientierte Kommunikation ent­steht nicht durch Gruppen- oder Großraumbüros. Studien bele­gen, dass sie sogar genau das Gegenteil bewir­ken [11]. Teamwork braucht ande­re Orte.

2. Teamwork ent­steht durch cle­ve­re Abteilungsstrukturen.
Nein, tut es nicht. Denn Teamwork ist ein mensch­li­ches, kein orga­ni­sa­to­ri­sches Thema. Teamwork braucht viel Vertrauen. Dieses ent­steht aus­schließ­lich in klei­nen Gruppen. Wenn man 30, 40 oder 100 Menschen in eine offe­ne Zone setzt, sorgt der stän­di­ge Sichtkontakt für Unsicherheit und Misstrauen. Die Forschung hat belegt, dass wir in Familiengrößen jeden ken­nen und jedem ver­trau­en. Bei grö­ße­ren Gruppen wird es schwie­rig [12]. Erinnern Sie sich an Ihre Schulzeit: Auch inner­halb der Klasse mit viel­leicht 25 bis 35 Schülern gab es Teilgruppen („Cliquen“), die sich intern das höchs­te Vertrauen schenk­ten und für­ein­an­der ein­ge­stan­den haben. Die Klasse selbst war meist nur eine schwa­che Teamform, da es zu vie­le Einzelinteressen und Meinungen gab. Teamwork braucht klei­ne Einheiten mit ent­spre­chend geschütz­tem „Revier“. Teamwork braucht fami­liä­res Denken.

Ist Activity Based Working ein zeitgemäßes Modell?

Die bei­den zuvor genann­ten Aspekte fin­den sich in kei­nem der popu­lä­ren Büro- und Arbeitskonzepte wie­der. Selbst das belieb­te Activity-Based-Working-Modell (ABW) ist mitt­ler­wei­le rund 40 Jahre alt (1970/80er) [13] und stammt aus einer Zeit, in der der Arbeitsalltag und die Märkte völ­lig anders aus­sa­hen, als sie es heu­te tun. Auch bei ABW geht es in der Grundplanung pri­mär um die Platzierung von Schreibtischarbeitszonen, was nicht mehr zeit­ge­mäß ist. Dabei basiert ABW auf eini­gen guten Annahmen, die noch vor 15 Jahren unein­ge­schränkt berech­tigt und sinn­voll waren. Nur hat sich unse­re (Arbeits-)Welt seit­dem wei­ter­ent­wi­ckelt…

Pluspunkt: Die Aktualität des Team-Office-Prinzips

Das Team-Office-Prinzip stammt aus den 2020er-Jahren und berück­sich­tigt alle Anforderungen, die sich aus den Veränderungen und Erkenntnissen der letz­ten 10 bis 20 Jahre erge­ben. Dabei spielt vor allem das Wissen um die jüngs­ten Veränderungen durch die brei­te Digitalisierung, dezen­tra­les Arbeiten in Pandemie-Zeiten und wis­sen­schaft­li­che Forschungsergebnisse zu Teamverhalten, Kreativität und intrinsi­scher Motivation eine Rolle. Diese Aspekte prä­gen den Arbeitsalltag und die Kultur in Organisationen so mas­siv, dass sie wett­be­werbs­be­ein­flus­send sein kön­nen.

Um die Organisationskultur mit posi­ti­ven Werten auf­zu­la­den, zu bewah­ren und nutz­brin­gend für die eige­ne Organisation ein­zu­set­zen braucht es eine Arbeitsumgebung, in der sich die Beschäftigten wohl füh­len und den Ansprüchen an den eige­nen Job gerecht wer­den kön­nen. Grundsätzlich wol­len alle Mitarbeiter ihre Aufgaben zufrie­den­stel­lend erle­di­gen. Nur lei­der kön­nen sie es nicht immer. Entweder sind sie fach­lich oder von der Arbeitsmenge über­for­dert – oder ihnen sind die Hände durch feh­len­de oder fal­sche Arbeitsmittel gebun­den. Manchmal feh­len auch ein­fach nur die rich­ti­gen Ideen. Dies alles lässt sich durch das Fördern von ech­tem Teamwork und die Anpassung der Arbeitsumgebung (und ‑pro­zes­se) besei­ti­gen.

Das Team-Office-Prinzip ist eine ganzheitliche Lösung

Mit dem Team-Office-Prinzip lässt sich leicht und schnell ein modu­la­res Bürokonzept erstel­len. Dabei steht die phy­si­sche Arbeitsumgebung im Mittelpunkt. Diese lei­tet sich dabei von einer Fülle an Einzelaspekten ab. Da die­ser Artikel das Team-Office-Prinzip nur im Überblick dar­stel­len soll, gehen wir nicht auf jeden Aspekt im Einzelnen ein. Wichtig ist, dass das Team-Office-Prinzip sämt­li­che Bausteine von der Seite der Beschäftigten aus betrach­tet und die Arbeitsumgebung sich daher aus tech­ni­schen, orga­ni­sa­to­ri­schen und emo­tio­na­len Komponenten formt. Das nach­fol­gen­de Schaubild stellt dar, wel­che Gruppen von Aspekten direk­ten Einfluss auf die Planung einer Arbeitsumgebung nach dem Team-Office-Prinzip haben:

Wie man erken­nen kann, spie­len Wohlfühlfaktoren und der Zuschnitt auf den Mitarbeiter eine gro­ße Rolle. Eigenschaften wie Lichtfarbe/-hel­lig­keit, Luftfeuchtigkeit, Temperatur und Akustik sind dabei genau­so wich­tig, wie Geborgenheit und Rückzugsmöglichkeiten. Zum Wohlfühlen gehö­ren aller­dings auch funk­tio­na­le Werte, die pro­duk­ti­ves Arbeiten ermög­li­chen. Darum wer­den beim Team-Office-Prinzip Räume, Raumwerkzeuge (bei­spiels­wei­se ein Schreibtisch oder IT) und Flächen so exakt auf die Teambedürfnisse zuge­schnit­ten, dass die­se die Teamkreativität und das Gemeinschaftsgefühl för­dern. Der Home-Office-Bedarf ist beim Team-Office-Prinzip rela­tiv gering – im Vergleich mit vor­han­de­nen Bürokonzepten. Er gehört aller­dings fest zu jedem Konzept.

Das Team-Office-Prinzip in der Anwendung

Jedes moder­ne Bürokonzept wür­de sich sel­ber im Weg ste­hen, wenn es nur eine Schablone lie­fert. Dadurch, dass jede Organisation ein­zig ist, braucht es eine ande­re Herangehensweise an die Gestaltung der Arbeitsumgebung. Copy-Paste kann nicht funk­tio­nie­ren, solan­ge der Faktor Mensch und die jewei­li­ge Marktsituation berück­sich­tigt wer­den. Das Team-Office-Prinzip lie­fert daher einen Bauplan, der zu einer fle­xi­blen Lösung auf Basis von Einzelelementen führt. Kombiniert zu Gruppenmodulen, wirkt sich dies wert­stei­gernd für die Organisation und die Beschäftigten aus. Um das Prinzip zu ver­an­schau­li­chen, betrach­ten wir nach­fol­gend ein exem­pla­ri­sches Büro, das nach dem Team-Office-Prinzip geplant wur­de:

Das Team-Office-Prinzip nutzt die Erkenntnis, dass Menschen in Gruppengrößen von 15 Personen maxi­mal gut zusam­men­ar­bei­ten. Alles dar­über führt zu sin­ken­dem Vertrauen und der Bildung von Untergruppen. Da aber nie alle in einem Team gemein­sam an einem Projekt arbei­ten und anwe­send sind, kön­nen wir die Gruppenstärke für die Raumplanung auf 20 Personen pro Team-Modul erhö­hen.

Ein Team-Modul besteht dabei aus ein­zel­nen Zonen, in den die Vernetzung und das Teamwork stär­ker geför­dert wer­den, als die Einzelarbeit. So bil­det das Kernstück ein Marktplatz mit Küche und zen­tra­ler Kaffeemaschine, wo sich Wege auto­ma­tisch kreu­zen (dun­kel­grün). Strategisch dazu posi­tio­niert lie­gen dann Workshop‑, Besprechungs- und Videokonferenzbereiche (mit­tel­grün). Zonen für Rückzug, Einzel- und Stillarbeit sowie Telefonate lie­gen am Rand, wo Begegnung weni­ger gewünscht ist (gelb­grün).

Der Grundgedanke des Team-Office-Prinzips: Für ech­tes Teamwork braucht es mensch­li­che Nähe und fami­li­en­ähn­li­che Verbundenheit. Dabei ist der Schreibtisch, als Symbol für Einzelarbeit, sekun­där. Ein Team-Office wird immer um die Kommunikationsbereiche her­um geplant. Feste Schreibtischplätze bil­den im Team-Office die Ausnahme, da mobi­le Arbeit ein zen­tra­ler Konzeptbaustein ist.

Je nach Unternehmensgröße las­sen sich 20er-Team-Module belie­big repli­zie­ren und ver­bin­den. Dabei tei­len sich dann bis zu vier Module einen gemein­sa­men Marktplatz, der tea­m­über­grei­fen­de Begegnungen för­dert. Das redu­ziert Silobildung – ein typi­sches Problem in vie­len Unternehmen. Nachfolgendes Beispiel kom­bi­niert vier Module für bis zu 80 Beschäftigte:

Der zen­tra­le Marktplatz ist Küche und Ad-Hoc-Meetingzone in einem. Ab drei kom­bi­nier­ten Modulen wird er zusätz­lich zur Eventfläche und bie­tet Platz für ein Gastronomie-Konzept mit Serviceangebot. Außerdem ver­än­dern ein­zel­ne Räume ihre Funktion – so kom­men, je nach Bedarf, ein Raum für Kinderbetreuung oder ein Sportraum dazu.

Beim Team-Office-Prinzip wird das Gebäude von innen nach außen in enger Partizipation mit den Beschäftigten ent­wi­ckelt. Das ist für die klas­si­schen Projektplanung unge­wöhn­lich, hat aber im Ergebnis sowohl bei der Nutzerzufriedenheit als auch für die Kosten deut­li­che Vorteile. Denn Sie bau­en nicht mehr auf Verdacht, son­dern nut­zer­zen­triert. Spätere Änderungswünsche sind sehr sel­ten. Auch im Bestand funk­tio­niert das Prinzip auf­grund der fle­xi­blen Entwicklung sehr gut – wobei vor­han­de­ne bau­li­chen Möglichkeiten Einfluss auf die Detailplanung haben. Das Prinzip lässt sich auch eta­gen­über­grei­fend und für klei­ne Organisationseinheiten ein­set­zen.

Simone Philippen und Jørn Rings erläu­tern das Team-Office-Prinzip auf einem unter­halt­sa­men Rundgang durch das Düsseldorfer New Work Lab.

Mehr zum Team-Office-Prinzip?

Wenn Sie mehr über das Prinzip erfah­ren möch­ten, las­sen Sie uns mit­ein­an­der reden. Welche Vorteile hät­te der Einsatz des Prinzips für Sie? Welche Projektlaufzeiten und ‑auf­wän­de sind zu erwar­ten? Welche Schritte sind nötig? Anhand von Grundrissen oder Bauplänen sowie Details zu Ihrer Organisationsstruktur und ‑kul­tur kön­nen wir sehr schnell kon­kret wer­den.

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Quellen

1. https://mashable.com/2018/02/26/ai-beats-humans-at-contracts/
2. https://www.brandeins.de/magazine/brand-eins-wirtschaftsmagazin/2019/digitalisierung/land-ohne-steuerberater
3. https://industrieanzeiger.industrie.de/technik/automatisierung/software-roboter-uebernehmen-buero-arbeit/
4. https://www.wiwo.de/unternehmen/dienstleister/taxi-schreck-uber-warum-das-taxi-monopol-fallen-muss/10652730.html
5. https://www.basicthinking.de/blog/2019/07/08/25-jahre-amazon-geschichte/
6. https://www.sueddeutsche.de/digital/kulturgeschichte-die-welt-in-der-hand‑1.3668504
7. https://de.statista.com/statistik/daten/studie/954463/umfrage/umfrage-zum-anteil-von-meetings-an-der-arbeitszeit/
8. https://www.vdtuev.de/pressemitteilungen/ki-studie
9. https://www.destatis.de/DE/Themen/Arbeit/Arbeitsmarkt/Qualitaet-Arbeit/Dimension‑3/home-office.html
10. https://www.linkedin.com/pulse/perfect-amount-time-work-each-day-dr-travis-bradberry/
11. https://t3n.de/news/grossraumbuero-vorteil-nachteil-harvard-studie-1095440/
12. https://www.newyorker.com/science/maria-konnikova/social-media-affect-math-dunbar-number-friendships
13. https://de.wikipedia.org/wiki/Activity_Based_Working
14. K2 Space, https://www.flickr.com/photos/k2space/14041671879/
15. Peter Bennets, https://commons.wikimedia.org/wiki/File:Lyons_Architects_Office.jpg
16. K2 Space, https://www.flickr.com/photos/k2space/14251414053/