Moderne Arbeitswelt in der Stadtverwaltung – attraktiv, flexibel, teamfördernd, bürgerfreundlich
Wie sieht eine zukunftsorientierte Arbeitsumgebung in der Stadtverwaltung aus? Diese Frage beantwortet das Konzept für die Kernverwaltung der Stadt Düren. Ein modulares Raum- und Nutzungssystem, das für alle Ämter und Stellen funktioniert – mit einem Mix aus Büro-, Service-, Begegnungs-, Rückzugs- und Teamorten in Kombination mit einem flexiblen Schreibtischkonzept.
Die Arbeit im öffentlichen Dienst und ganz besonders in einer Stadtverwaltung ist geprägt durch Strukturen und Rahmenbedingungen, die New Work nicht von sich aus begünstigen. Will man positive Veränderung für die Beschäftigten und die gesamte Organisation schaffen, ist ein modernes Arbeitswelten-Konzept ein hervorragendes Fundament. Doch dieses darf nicht von der Stange kommen, sondern sollte, wie hier in Düren, passgenau mit den Mitarbeitenden gemeinsam entwickelt werden.
Die Grundlage für jedes gute Workplace-Konzept ist das Festlegen einer Erwartungshaltung und den Leitplanken – in Düren haben wir diese gemeinsam mit dem Verwaltungsvorstand erarbeitet.
(mehr)Der öffentliche Dienst ist sehr hierarchisch organisiert. Diese Strukturen galt es zu nutzen und einen intensiven Beteiligungsprozess zu führen, in dem jede und jeder die Chance hat, am Konzept mitzuwirken. Parallel initiierten wir einen Changeprozess, um Motivation und Stimmung positiv zu fördern. Beides erhielt ständige und sichtbare Unterstützung durch Bürgermeister, Dezernenten und den Personalrat.
Startpunkt für das Konzept war ein Analyseprozess, der gemeinsam mit den Mitarbeitenden in Umfragen, Gesprächen, Beobachtungen und Workshops erfolgte.
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Das NEU-Team hat jedes Amt und jedes Gebäude besucht und sich die Situation vor Ort angeschaut. Wie sehen Wartezonen, Büros, Beratungsstellen oder auch Teeküchen aus – und wie werden sie genutzt?
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Für ein amtsübergreifendes Konzept wurden gemischte Teams gebildet, die in Workshops eine bzw. viele Visionen für die Zukunft der Verwaltung entworfen haben. Damit arbeitete das NEU-Team dann weiter.
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Der Status Quo kann nicht der Maßstab sein. Daher gab es für die Beschäftigten viel Input mit Beispielen und Vorschlägen. Dies führte beispielsweise zum endgültigen Schreibtischkonzept, welches eine deutliche Mehrheit bevorzugte.
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Damit die neuen Räume auch teamfördernd funktionieren, braucht es Regelwerke für das Miteinander und die Erkenntnis, wo noch Fortbildungen und Wissenstransfer nötig sind.
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Meinungen sind in einem guten Beteiligungsprozess wichtig. Diese gehören aber stets in einen konstruktiven und argumente-basierten Rahmen. Damit entfällt dann auch eine rein geschmäcklerische Diskussion.
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Ziel des Konzeptes in Düren ist es, ein Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem jede und jeder seinen Job gut und mit Freude machen kann. Das macht die Stadtverwaltung auch attraktiv für junge Menschen und Fachkräfte, die dringend benötigt werden.
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Ein gutes Workplace-Design hat sowohl bauliche Vorgaben (hier beispielsweise die Bestandssituation) als auch die Organisationsstruktur und Prozesse im Blick. In Düren arbeiten die Menschen in kleinen und mittleren Teams, was auch in Zukunft so sein wird. Daher ist die größte Büroform ein 4er-Büro. Die Standard-Büros sind 2er-Büros.
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Nach der Konzeptvorstellung wurden die Mitarbeitenden mehrfach zum Ergebnis befragt und eine große Mehrheit ist sehr zufrieden mit dem Plan. Und auch kritische Stimmen sind überwiegend konstruktiv und wohlwollend.
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Damit das Konzept von allen verstanden und für sich selbst adaptierbar ist, erproben mehrere Pilotgruppen einzelne Bausteine hieraus und geben die Erfahrungswerte an die Kolleginnen und Kollegen weiter. Parallel erfolgen Ausstellungen, Intranet-Mitteilungen und weitere Marketing-Beiträge. Auch die Öffentlichkeit in Form von Bürgern und den Politikern im Rat der Stadt sind wichtige Gruppen, die informiert und befragt wurden.
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Damit das Konzept funktioniert, müssen auch weiterhin immer wieder Einzel- und Gruppengespräche geführt werden, in denen es erläutert wird und individuelle Fragen geklärt werden.
(mehr)New Work by NEU – Wir gestalten, konzipieren, planen und realisieren für Sie Räume, die Veränderung ins Denken und Handeln bringen. Dazu gehören auch ein Nutzungskonzept und die Einbeziehung der Mitarbeitenden. Nach dem Team-Office-Prinzip für eine bessere Arbeitswelt.
Erfahren Sie mehr im persönlichen Gespräch vor Ort, per Telefon oder Zoom/Teams.
Sie benötigen eine strukturierte Übersicht, um eine Vorlage, einen Vergabe- oder Anfragetext für ein passendes Projekt zu erstellen? In unserem Orientierungsworkshop erstellen wir gemeinsam die notwendige „Einkaufsliste“ für ihr individuelles New-Work-Projekt.
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