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Digitale Tools für ein flexibles Büro

3. Juli 2021

Montag: Home-Office, Dienstag-Mittwoch: Dienstreise, Donnerstag: Büro, Freitag: halbtags Workshop, halbtags Home-Office, mal am Einzelarbeitsplatz, im Co-Working-Space und auch mal am Handy. So oder so ähnlich wird eine Arbeitswoche bei vielen von uns in der nahen Zukunft aussehen (wenn sie nicht ohnehin schon so aussieht). Natürlich nur eine, die nächste wird nämlich garantiert wieder anders.

Nicht nur unsere Arbeitszeiten und -modelle werden immer flexibler. Auch unsere Aufgaben ändern sich ständig. Und unsere Arbeitsumgebungen können wir immer freier wählen. Das hat nicht zuletzt große Auswirkungen auf unsere Art der Zusammenarbeit und Kommunikation.

Von der Arbeitszeiterfassung bis zum Zeichnen am Whiteboard kann inzwischen alles auch digital erledigt werden. Doch es reicht nicht, vorhandene Strukturen 1:1 in den virtuellen Raum zu übertragen.

Wer seinen Mitarbeitern flexibles Arbeiten ermöglichen will, braucht dafür deshalb auch die richtigen Tools. Wir zeigen Ihnen, welche Software Sie wirklich brauchen und wie Sie sie sinnvoll einsetzen.

Digitale Kommunikation: Lassen Sie uns chatten!

Erinnern Sie sich noch an ICQ? Das Chatprogramm durfte in den Nullerjahren auf keinem Computer fehlen. Und der Chat erlebt – in etwas abgewandelter Form – gerade ein großes Comeback in der Arbeitswelt.

Während Messengerdienste seit Jahren ein fester Bestandteil unserer privaten Kommunikation sind, erobern sie als Mittel zur internen Kommunikation nun auch Unternehmen aus allen Branchen. Kein Wunder, denn ein firmeninterner Chat macht die digitale Kommunikation so schnell und einfach wie nur möglich, egal, ob die Mitarbeiter gerade unterwegs und am Handy sind, am Laptop im Home-Office oder an einem Tablet im (mobilen) Büro arbeiten.

Egal, ob Sie nun zu Slack, Microsoft Teams, Googles Hangouts Chats, Jabber oder etwas ganz anderem greifen: Der Chat bringt Ihre Mitarbeiter ohne große Umwege ins Gespräch. Und weil die meisten Chat-Programme auch Gruppenchats ermöglichen, können Sie sogar Teammeetings (zumindest teilweise) ersetzen.

So bleiben E-Mail-Postfächer frei für wirklich wichtige Dinge. Und die Chat-Nachricht ist einfacher und weniger störend als ein Telefonat (das daraus aber natürlich folgen kann).

Übrigens: Gerade für jüngere Mitarbeiter ist das Chatten ein geübtes und ganz natürliches Mittel der Kommunikation.

Reden ist Silber, sehen ist Gold: Die Videokonferenz

Wenn nicht alle Kollegen persönlich an einem Meeting teilnehmen können (das wäre übrigens Platin), sollten sie sich wenigstens per Video zu Konferenzen, Workshops usw. zuschalten können.

Auch wenn das digitale Meeting ein echtes Treffen nicht ersetzen kann: Besser ist es allemal, wenn alle sich sehen können. Wichtig ist allerdings, sich klarzumachen, dass virtuelle Meetings anders ablaufen als echte. So müssen etwa neue Kommunikationsregeln erarbeitet werden.

Konkret bedeutet das beispielsweise: Ein Kollege hat die Moderationsfunktion, die anderen können sich melden oder im parallel laufenden Chat Fragen stellen und etwas anmerken. Den Chat verfolgt idealerweise ein anderer Kollege. Konferenztools wie zoom oder Microsoft Teams machen es möglich.

Für Video-Konferenzen, Vorträge und interaktive Formate ist zoom übrigens funktional und von der Stabilität dem Konkurrenten Microsoft Teams deutlich voraus. Dafür fehlen dem Tool die Team-Funktionalitäten.

Aufgaben verteilen: Digitale Projektmanager

Wenn nicht alle Kollegen sich täglich sehen und austauschen können oder wenn viele Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen gleichzeitig an einem Projekt arbeiten, ist es wichtig, ein effizientes digitales Projektmanagementsystem zu etablieren.

Idealerweise können alle anderen damit auch digital nachvollziehen, wer gerade an welcher Aufgabe arbeitet.

Als digitale Task-Manager eignen sich je nach Anspruch beispielsweise das simple Trello, Asana oder auch Airtable. Wenn es mit der digitalen Aufgabenverwaltung gut klappt, kann auch hier das ein oder andere Meeting eingespart werden. Wir selber verwenden übrigens ActiveCollab, ein relativ schlichtes Cloud-Tool, das nicht mit Funktionen überfrachtet ist und einen guten Support hat.

Gemeinsam kreativ werden: Kollaborationstools

Gemeinsam kreativ zu werden und Ideen zu entwickeln, dürfte für die meisten Arbeitnehmer die größte Herausforderung des remote work sein. Denn Kollaboration funktioniert eben am besten von Angesicht zu Angesicht. Den persönlichen Kontakt kann bei der Ideenfindung nichts ersetzen.

Trotzdem ist es nicht unmöglich, die gemeinsame Kreativarbeit mit visuellen Kollaborationstools zu digitalisieren. Und davon profitieren am Ende nicht nur die Kollegen, die beispielsweise zum Kreativworkshop nicht ins Büro kommen können, sondern alle.

Denn digital erarbeitete und visualisierte Ideen sind direkt greifbar, und vor allem: durchsuchbar. Probieren Sie es doch mal aus, beispielsweise mit Mural, Miro, ConceptBoard oder Lucidspark! Alle Tools haben Ihre Schwerpunkte. Für Brainstorming-Sessions und Kreativ-Workshops setzen wir meistens Mural ein. Es ist sehr intuitiv, extrem stabil und macht auch in großen Gruppen viel Spaß.

Ab damit in die Cloud! Dokumente und Dateien austauschen

Der Cloud sei Dank: Wer gemeinsam an Dokumenten arbeiten muss, muss das schon lange nicht mehr über den firmeneigenen Server (oder gar zu zweit an einem Rechner) tun. Und niemand muss mehr Worddokumente per E-Mail hin und her schicken. Office 365 erlaubt, alles auch online zu teilen.

Auch Google Workspace etwa erlaubt das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten, ebenso Dropbox oder das relativ teure, aber sehr sicher verschlüsselte Citrix ShareFile sind gute Alternativen.

Auch mal abschalten

Wer alleine im Home-Office oder unterwegs arbeitet, vergisst schnell, Pausen zu machen. Auch die Konzentration fällt unter Umständen schwerer als im Büro. Und der Feierabend wird schnell mal nach hinten verschoben. All das wirkt sich langfristig auf die Motivation und Leistungsfähigkeit aus.

Dagegen helfen Apps wie beispielsweise Pomodoro One (für Apple-Nutzer) oder die Web-App Pomofocus, die sich an der Pomodoro-Technik orientieren. Dabei wird die Arbeit in Zeitslots aufgeteilt, in denen konzentriert an einer Aufgabe gearbeitet wird. Zwischendurch gibt es regelmäßig kurze und längere Pausen, an die die Tools erinnern.

Wir haben uns im Team angewöhnt, immer wieder die Arbeit durch kleine Quizzes, eine Auszeit auf der Büro-Couch oder den Austausch privater Erlebnisse und Serientipps zu unterbrechen, die uns auf andere Gedanken bringen und frische Energie schenken. Das ist etwas, das uns fehlt, wenn wir im Home-Office sind.

Was sind Ihre Lieblingstools? Teilen Sie sie gerne mit uns!

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