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Alle Neuen an Board

3. April 2022

Herzlich willkommen im neuen Job! Sie haben sich sicher schon lange auf diesen Tag gefreut. Erinnern Sie sich noch an Ihre Freude über den Anruf, dass Sie die begehrte Stelle bekommen haben? Nun ist es endlich so weit.

Voller Vorfreude betreten Sie pünktlich um 9 Uhr morgens das Büro, das Sie bei der Vertragsunterzeichnung bereits gesehen haben. Dort sitzt Ihr neuer Vorgesetzter, das Telefon am Ohr. Er deutet auf einen Stuhl und bittet Sie, kurz zu warten. Zehn Minuten später wendet er sich Ihnen zu, führt Sie zu einem Arbeitsplatz und verlässt Sie – er muss in ein Meeting. Sie sollen einfach mal den Rechner hochfahren und sich in Ruhe umschauen.

Die Kollegen sind gerade in der Kaffeepause, also machen Sie das. Bis Sie feststellen, dass Sie sich mit den Zugangsdaten, die Sie bekommen haben, zwar ins Firmennetzwerk einloggen können, aber keinerlei Zugriff auf Software haben. Was tun?

Der erste Eindruck ist bleibend

Neue Mitarbeiter willkommen zu heißen, ist im Grunde gar nicht so schwer. Dennoch erleben viele Arbeitnehmer irgendwann in der Karriere Situationen wie die beschriebene. Mit schwerwiegenden Folgen: Wer nicht richtig im Unternehmen ankommt, ist schnell wieder weg.

Damit die Neuen nicht schon während der Probezeit mit Kündigungsgedanken spielen, müssen sie sich von Anfang an integriert und ernstgenommen fühlen. Dafür braucht es ein passendes Onboarding-Konzept.

Wieso das nicht erst am ersten Arbeitstag des Neuen beginnt, was Arbeitnehmer sich wünschen und wie man sie nachhaltig willkommen heißen kann, erfahren Sie in diesem Artikel.

Hallo, Job! Das wünschen sich neue Mitarbeiter

Fragt man neue Mitarbeiter nach ihren Wünschen an die erste Zeit im neuen Job, stehen ganz einfache Dinge weit oben auf der Prioritätenliste.

Dazu gehört natürlich, dass bis zum ersten Arbeitstag alle Basics vorbereitet sind: Arbeitsplatz, Hardware, Zugänge zu Unternehmensnetzwerk und Software, E-Mail-Adresse und Telefon.

Noch wichtiger ist den meisten aber die soziale Integration ins Team. Sie wünschen sich einen festen Ansprechpartner und Kontakt zu ihren Teamkollegen. Außerdem freuen sie sich über einen Einarbeitungsplan, der sie durch die ersten Wochen und Monate im Unternehmen steuert.

So holen Sie neue Mitarbeiter an Board – und halten sie

Gutes Onboarding beginnt deshalb schon lange vor dem ersten Arbeitstag. Denn von der Einrichtung des Arbeitsplatzes bis zur Erstellung oder individuellen Anpassung eines Onboarding-Plans gibt es einiges zu tun.

Schon vor Jobantritt sollten Vorgesetzte mit ihren neuen Mitarbeitern in Kontakt treten und ihnen beispielsweise bei der Vermittlung einer neuen Wohnung helfen, den Dresscode erläutern und einen Plan für den ersten Arbeitstag vereinbaren, oder zu Teamevents einladen, die in der Zwischenzeit geplant sind.

Ist der erste Tag dann gekommen, sollte der Vorgesetzte sich Zeit nehmen und den Neuen im Team vorstellen, einen Mentor zuweisen und die wichtigsten organisatorischen Dinge klären.

Der Neue sollte nach Möglichkeit direkt ein Onboarding-Manual erhalten, in dem die wichtigsten Infos und Ansprechpartner stehen, Unternehmensstrukturen und -Werte erläutert werden und eine Aussicht auf die kommenden Wochen und Monate vermerkt ist.

In der ersten Woche sollte es dann erst einmal darum gehen, die Kollegen, wichtige Ansprechpartner und Unternehmensstrukturen und die wichtigsten Tools kennenzulernen, ehe es in den folgenden Wochen an die fachliche Einarbeitung geht.

Regelmäßige Feedbackgespräche gehören dazu

Zumindest innerhalb der Probezeit sollten neue Mitarbeiter die Chance bekommen, regelmäßig Feedback zu geben. Dazu sollte mindestens ein wöchentlicher Termin mit dem Neuen, dem Mentor und dem Vorgesetzten vereinbart werden.

Nach drei Monaten kann der oder die Neue vermutlich schon einige Aufgaben alleine übernehmen. In der Regel dauert es aber rund neun Monate, bis neue Kollegen komplett eingearbeitet sind. Deshalb sollte auch bis dahin ein Mentor ansprechbar sein.

Der Onboarding-Plan nutzt allen Mitarbeitern

Auch wenn ein Onboarding-Plan in jeder Abteilung und jedem Team anders aussieht, lohnt es sich, einen für das Gesamtunternehmen gültigen Plan zu verschriftlichen und bestenfalls digital für alle zugänglich zu machen. Dann müssen Abteilungs- und Teamleiter nicht jedes Mal bei null anfangen.

Der Plan dient nicht nur den Neuen als Nachschlagewerk, sondern auch Vorgesetzten und Mentoren. Darin sollten daher die wichtigsten Ansprechpartner für alles Mögliche stehen – von Ansprechpartnern in der Personalabteilung über die IT-Hotline bis zum Hausmeister.

Doch der Onboarding-Plan ist mehr als das. Er erläutert Unternehmenswerte und Ziele, gibt einen Überblick über die Mitarbeiterstruktur, Fortbildungsmöglichkeiten, Veranstaltungen und vieles mehr. Er ist ein Leitfaden der Unternehmenskultur. Außerdem können dort Verknüpfungen zu E-Learning-Modulen gesammelt werden, die die Benutzung der relevanten Software beibringen.

Dem Mentor kommt eine Schlüsselfunktion zu

Für jeden neuen Mitarbeiter sollte ein Mentor bestimmt werden, der gegebenenfalls schon vor dem ersten Arbeitstag Kontakt aufnimmt und sowohl als fachlicher Ansprechpartner als auch als „Brücke“ ins Team fungiert. Er erklärt dem Neuen nicht nur Arbeitsabläufe, sondern nimmt ihn auch mit zum Mittagessen.

Mentoren müssen für diese Tätigkeit freigestellt werden und bestenfalls speziell für diese Funktion ausgebildet sein – beispielsweise durch ein unternehmensinternes Mentoren-Programm.

Immerhin kommt ihnen neben der Einarbeitung eine Schlüsselfunktion zu: Sie bringen neuen Mitarbeitern die Unternehmenskultur näher. Damit sorgen sie bestenfalls für eine schnelle und langfristige Bindung der Neuen ans Unternehmen.

Sonderfall Remote-Arbeit: So gelingt Onboarding im Home-Office

Und was, wenn der Neue gar nicht im Unternehmen arbeiten soll, sondern (größtenteils) remote? Schließlich setzen immer mehr Unternehmen auf das Arbeiten aus der Distanz, seit sich gezeigt hat, dass das in vielen Fällen problemlos möglich ist.

Dann sollte – wenn möglich – die Einarbeitungsphase größtenteils in Präsenz erfolgen. Denn nichts ersetzt den direkten Kontakt.

Ein Team kann schließlich nur dann gut virtuell zusammenarbeiten, wenn die Teammitglieder sich kennen und aufeinander verlassen können. Lesen Sie dazu auch, wie wichtig Vertrauen im Team-Office-Prinzip ist.

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