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Erinnern Sie sich noch an ihr letz­tes Meeting? War es eben gera­de, heu­te mor­gen, ges­tern? Oder sit­zen Sie viel­leicht just in die­sem Moment im Konferenzraum und lesen unter dem Tisch auf dem Smartphone? Erwischt! Aber sei­en Sie unbe­sorgt, wir las­sen Sie nicht auf­flie­gen.

Zurück zu unse­rer Frage: Erinnern Sie sich? Und mit „erin­nern“ mei­nen wir nicht, ob Sie noch wis­sen, wo es war (Konferenzraum 1, fri­sche Luft 0), wie lan­ge es gedau­ert hat (viel zu lan­ge), wie warm der Kaffee war und wie weich die Kekse (rhe­to­ri­sche Frage) oder wer beim Bullshit-Bingo gewon­nen hat. Die Frage ist: Was waren die essen­ti­el­len Ergebnisse des Meetings? Was wur­de beschlos­sen, wer hat wel­che Aufgabe bekom­men? Oder wur­de viel dis­ku­tiert – auch jen­seits des Meetinganlasses – und wenig geklärt? Dann trös­ten Sie sich: Das ist lei­der oft die Regel und nicht die Ausnahme. Besser macht es das aber nicht.

Es war einmal eine Sitzung, die wollte gerne mehr sein

Als die Meetings in deut­schen Unternehmen Einzug hiel­ten, soll­ten sie nicht ein­fach nur den Konferenzen und Sitzungen, in denen man sich bis dahin traf, einen moder­ne­ren Namen geben. Sie soll­ten Teamarbeit för­dern, Entscheidungen demo­kra­ti­scher machen und für einen regel­mä­ßi­gen Informationsaustausch über Team- und Hierarchiegrenzen hin­weg sor­gen. Eine gera­de­zu mär­chen­haf­te Vorstellung.

Tatsächlich änder­te sich wenig. Und so wur­de aus dem gelob­ten Meeting schnell wie­der die häu­fig sinn- und meist ergeb­nis­lo­se, aber immer ver­pflich­ten­de Veranstaltung zur Zeitverschwendung, die man schon lan­ge unter ande­ren Namen kann­te. Führungskräfte ver­brin­gen hier laut Umfragen 60 bis 90 Prozent ihrer Arbeitszeit, 40 Prozent der Teilnehmer nut­zen den Anlass auch mal für ein Nickerchen wäh­rend der Arbeitszeit, 75 Prozent machen neben­bei etwas ande­res.

Das Meeting: Weniger ist mehr

Wer mit­ein­an­der arbei­ten will, muss mit­ein­an­der reden. Das gilt für ein­zel­ne Teams genau wie für eine gesam­te Organisation. Und des­halb sind Meetings, Konferenzen und Co. aus dem Arbeitsalltag nicht weg­zu­den­ken. Sie hel­fen Teams dabei, sich zu orga­ni­sie­ren, und team­über­grei­fend sor­gen sie für Transparenz und Austausch.

Häufig sehen sie jedoch so aus:

  • Es sind zu vie­le Teilnehmer ein­ge­la­den. Einige fra­gen sich noch im Meeting, was sie dort eigent­lich sol­len.
  • Der Anlass der Besprechung ist unklar. Die Teilnehmer konn­ten sich nicht vor­be­rei­ten.
  • Es gibt kei­nen kla­ren Gesprächsleiter.
  • Statt Informationen zusam­men­zu­tra­gen und Wissen aus­zu­tau­schen, ver­lie­ren sich eini­ge weni­ge Teilnehmer in Diskussionen über Nebensächliches, der Rest schal­tet ab.

Ineffiziente Meetings fres­sen nicht nur Zeit und Motivation. Auf Dauer kön­nen sie auch unkrea­tiv und sogar see­lisch krank machen, wie Arbeitspsychologen der Technischen Universität Braunschweig her­aus­ge­fun­den haben.

Ursache für alle die­se Probleme ist das grund­le­gen­de Missverständnis, dass man im Meeting Probleme lösen oder Ideen dis­ku­tie­ren kann. Tatsächlich aber dient es ein­zig und allein dem Informations- und Wissensaustausch – also den Themen der Kooperation. Dabei gilt: Je kom­pak­ter, des­to bes­ser.

Der Workshop: Alles hat seinen Raum

Alles, was über die orga­ni­sa­to­ri­sche Ebene hin­aus geht, ist in Workshops deut­lich bes­ser auf­ge­ho­ben. Themen, die Kollaboration und Diskussion vor­aus­set­zen – bei denen also bei­spiels­wei­se neue Ideen ent­wi­ckelt oder Probleme gelöst wer­den sol­len – haben im Meetingraum nicht nur inhalt­lich nichts ver­lo­ren.

Sie soll­ten in Umgebungen bespro­chen wer­den, die zu Kreativität anre­gen. Denn in einem Workshop kommt der Art des Aufeinandertreffens und den Möglichkeiten zur Kommunikation eine viel wich­ti­ge­re Rolle zu. Ein mul­ti­sen­so­ri­scher Kreativraum eig­net sich dazu viel bes­ser als ein Besprechungsraum – denn es geht im Workshop um krea­ti­ves Denken und nicht um sach­li­che Informationsvermittlung.

Weil die­se Eigenschaft auf die aller­meis­ten Besprechungsräume aber nicht zutrifft, wer­den Workshops in der Regel extern durch­ge­führt. Das macht sie auf­wän­di­ger und teu­rer in der Organisation, was wie­der­um dazu führt, dass sie sel­ten auf der Tagesordnung ste­hen. Und so lan­den Workshopthemen doch wie­der im Meeting.

Effizientere Meetings, mehr Zeit für Workshops

Aber: Stellen Sie sich doch mal vor, wie es wäre, wenn Workshops im Arbeitsalltag den glei­chen Stellenwert hät­ten wie Meetings. Was, wenn man­che Themen ganz bewusst aus Meetings gestri­chen wür­den, um sie statt­des­sen lie­ber in einer ande­ren Umgebung zu bear­bei­ten?

Was, wenn Workshops nicht mehr außer­halb, son­dern inner­halb des Unternehmens statt­fin­den könn­ten, weil die Mitarbeiter jeder­zeit Zugang zu einem Raum haben, der ihnen sowohl eine inspi­rie­ren­de Atmosphäre zum (Nach)-Denken als auch zum Austausch mit den Kollegen bie­tet? Wenn Sie je nach Anlass den Meetingraum oder die Workshop-Location wäh­len kön­nen?

Was, wenn Mitarbeiter aus ver­schie­de­nen Teams sich in die­sem Raum begeg­nen und wie selbst­ver­ständ­lich zufäl­lig aus­tau­schen? Zufällige Unterhaltungen enden bekannt­lich häu­fig mit geni­al ein­fa­chen Problemlösungen oder guten neu­en Ideen.

Das klingt mär­chen­haft, oder? Es kann aber Realität wer­den – auch in Ihrem Unternehmen. Ob Innovation Space, Kreativraum oder Innovationsecke – wir haben die Mittel für den Wandel zu einer inno­va­ti­ve Unternehmenskultur und gegen Meetings zum Einschlafen. Wir bera­ten Sie ger­ne, wel­che Veränderung zu Ihnen und Ihren Mitarbeitern passt. Vereinbaren Sie am bes­ten gleich einen Termin mit uns!

… und wenn Sie das Modell „Workshopraum“ erst­mal aus­pro­bie­ren wol­len, buchen Sie ger­ne unse­ren offe­nen Creative Space / Workshopraum in Düsseldorf: Zur Goldenen Idee (www.goldene-idee.de).

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