Viel Blabla um nichts

Erinnern Sie sich noch an ihr letztes Meeting? War es eben gerade, heute morgen, gestern? Oder sitzen Sie vielleicht just in diesem Moment im Konferenzraum und lesen unter dem Tisch auf dem Smartphone? Erwischt! Aber seien Sie unbesorgt, wir lassen Sie nicht auffliegen.

Zurück zu unserer Frage: Erinnern Sie sich? Und mit „erinnern“ meinen wir nicht, ob Sie noch wissen, wo es war (Konferenzraum 1, frische Luft 0), wie lange es gedauert hat (viel zu lange), wie warm der Kaffee war und wie weich die Kekse (rhetorische Frage) oder wer beim Bullshit-Bingo gewonnen hat. Die Frage ist: Was waren die essentiellen Ergebnisse des Meetings? Was wurde beschlossen, wer hat welche Aufgabe bekommen? Oder wurde viel diskutiert – auch jenseits des Meetinganlasses – und wenig geklärt? Dann trösten Sie sich: Das ist leider oft die Regel und nicht die Ausnahme. Besser macht es das aber nicht.

Es war einmal eine Sitzung, die wollte gerne mehr sein

Als die Meetings in deutschen Unternehmen Einzug hielten, sollten sie nicht einfach nur den Konferenzen und Sitzungen, in denen man sich bis dahin traf, einen moderneren Namen geben. Sie sollten Teamarbeit fördern, Entscheidungen demokratischer machen und für einen regelmäßigen Informationsaustausch über Team- und Hierarchiegrenzen hinweg sorgen. Eine geradezu märchenhafte Vorstellung.

Tatsächlich änderte sich wenig. Und so wurde aus dem gelobten Meeting schnell wieder die häufig sinn- und meist ergebnislose, aber immer verpflichtende Veranstaltung zur Zeitverschwendung, die man schon lange unter anderen Namen kannte. Führungskräfte verbringen hier laut Umfragen 60 bis 90 Prozent ihrer Arbeitszeit, 40 Prozent der Teilnehmer nutzen den Anlass auch mal für ein Nickerchen während der Arbeitszeit, 75 Prozent machen nebenbei etwas anderes.

Das Meeting: Weniger ist mehr

Wer miteinander arbeiten will, muss miteinander reden. Das gilt für einzelne Teams genau wie für eine gesamte Organisation. Und deshalb sind Meetings, Konferenzen und Co. aus dem Arbeitsalltag nicht wegzudenken. Sie helfen Teams dabei, sich zu organisieren, und teamübergreifend sorgen sie für Transparenz und Austausch.

Häufig sehen sie jedoch so aus:

• Es sind zu viele Teilnehmer eingeladen. Einige fragen sich noch im Meeting, was sie dort eigentlich sollen.
• Der Anlass der Besprechung ist unklar. Die Teilnehmer konnten sich nicht vorbereiten.
• Es gibt keinen klaren Gesprächsleiter.
• Statt Informationen zusammenzutragen und Wissen auszutauschen, verlieren sich einige wenige Teilnehmer in Diskussionen über Nebensächliches, der Rest schaltet ab.

Ineffiziente Meetings fressen nicht nur Zeit und Motivation. Auf Dauer können sie auch unkreativ und sogar seelisch krank machen, wie Arbeitspsychologen der Technischen Universität Braunschweig herausgefunden haben.

Ursache für alle diese Probleme ist das grundlegende Missverständnis, dass man im Meeting Probleme lösen oder Ideen diskutieren kann. Tatsächlich aber dient es einzig und allein dem Informations- und Wissensaustausch – also den Themen der Kooperation. Dabei gilt: Je kompakter, desto besser.

Der Workshop: Alles hat seinen Raum

Alles, was über die organisatorische Ebene hinaus geht, ist in Workshops deutlich besser aufgehoben. Themen, die Kollaboration und Diskussion voraussetzen – bei denen also beispielsweise neue Ideen entwickelt oder Probleme gelöst werden sollen – haben im Meetingraum nicht nur inhaltlich nichts verloren.

Sie sollten in Umgebungen besprochen werden, die zu Kreativität anregen. Denn in einem Workshop kommt der Art des Aufeinandertreffens und den Möglichkeiten zur Kommunikation eine viel wichtigere Rolle zu. Ein multisensorischer Kreativraum eignet sich dazu viel besser als ein Besprechungsraum – denn es geht im Workshop um kreatives Denken und nicht um sachliche Informationsvermittlung.

Weil diese Eigenschaft auf die allermeisten Besprechungsräume aber nicht zutrifft, werden Workshops in der Regel extern durchgeführt. Das macht sie aufwändiger und teurer in der Organisation, was wiederum dazu führt, dass sie selten auf der Tagesordnung stehen. Und so landen Workshopthemen doch wieder im Meeting.

Effizientere Meetings, mehr Zeit für Workshops

Aber: Stellen Sie sich doch mal vor, wie es wäre, wenn Workshops im Arbeitsalltag den gleichen Stellenwert hätten wie Meetings. Was, wenn manche Themen ganz bewusst aus Meetings gestrichen würden, um sie stattdessen lieber in einer anderen Umgebung zu bearbeiten?

Was, wenn Workshops nicht mehr außerhalb, sondern innerhalb des Unternehmens stattfinden könnten, weil die Mitarbeiter jederzeit Zugang zu einem Raum haben, der ihnen sowohl eine inspirierende Atmosphäre zum (Nach)-Denken als auch zum Austausch mit den Kollegen bietet? Wenn Sie je nach Anlass den Meetingraum oder die Workshop-Location wählen können?

Was, wenn Mitarbeiter aus verschiedenen Teams sich in diesem Raum begegnen und wie selbstverständlich zufällig austauschen? Zufällige Unterhaltungen enden bekanntlich häufig mit genial einfachen Problemlösungen oder guten neuen Ideen.

Das klingt märchenhaft, oder? Es kann aber Realität werden – auch in Ihrem Unternehmen. Ob Innovation Space, Kreativraum oder Innovationsecke – wir haben die Mittel für den Wandel zu einer innovative Unternehmenskultur und gegen Meetings zum Einschlafen. Wir beraten Sie gerne, welche Veränderung zu Ihnen und Ihren Mitarbeitern passt. Vereinbaren Sie am besten gleich einen Termin mit uns!

… und wenn Sie das Modell „Workshopraum“ erstmal ausprobieren wollen, buchen Sie gerne unseren offenen Creative Space / Workshopraum in Düsseldorf: Zur Goldenen Idee (www.goldene-idee.de).