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Montag: Home-Office, Dienstag-Mittwoch: Dienstreise, Donnerstag: Büro, Freitag: halb­tags Workshop, halb­tags Home-Office, mal am Einzelarbeitsplatz, im Co-Working-Space und auch mal am Handy. So oder so ähn­lich wird eine Arbeitswoche bei vie­len von uns in der nahen Zukunft aus­se­hen (wenn sie nicht ohne­hin schon so aus­sieht). Natürlich nur eine, die nächs­te wird näm­lich garan­tiert wie­der anders.

Nicht nur unse­re Arbeitszeiten und ‑model­le wer­den immer fle­xi­bler. Auch unse­re Aufgaben ändern sich stän­dig. Und unse­re Arbeitsumgebungen kön­nen wir immer frei­er wäh­len. Das hat nicht zuletzt gro­ße Auswirkungen auf unse­re Art der Zusammenarbeit und Kommunikation.

Von der Arbeitszeiterfassung bis zum Zeichnen am Whiteboard kann inzwi­schen alles auch digi­tal erle­digt wer­den. Doch es reicht nicht, vor­han­de­ne Strukturen 1:1 in den vir­tu­el­len Raum zu über­tra­gen.

Wer sei­nen Mitarbeitern fle­xi­bles Arbeiten ermög­li­chen will, braucht dafür des­halb auch die rich­ti­gen Tools. Wir zei­gen Ihnen, wel­che Software Sie wirk­lich brau­chen und wie Sie sie sinn­voll ein­set­zen.

Digitale Kommunikation: Lassen Sie uns chatten!

Erinnern Sie sich noch an ICQ? Das Chatprogramm durf­te in den Nullerjahren auf kei­nem Computer feh­len. Und der Chat erlebt – in etwas abge­wan­del­ter Form – gera­de ein gro­ßes Comeback in der Arbeitswelt.

Während Messengerdienste seit Jahren ein fes­ter Bestandteil unse­rer pri­va­ten Kommunikation sind, erobern sie als Mittel zur inter­nen Kommunikation nun auch Unternehmen aus allen Branchen. Kein Wunder, denn ein fir­men­in­ter­ner Chat macht die digi­ta­le Kommunikation so schnell und ein­fach wie nur mög­lich, egal, ob die Mitarbeiter gera­de unter­wegs und am Handy sind, am Laptop im Home-Office oder an einem Tablet im (mobi­len) Büro arbei­ten.

Egal, ob Sie nun zu Slack, Microsoft Teams, Googles Hangouts Chats, Jabber oder etwas ganz ande­rem grei­fen: Der Chat bringt Ihre Mitarbeiter ohne gro­ße Umwege ins Gespräch. Und weil die meis­ten Chat-Programme auch Gruppenchats ermög­li­chen, kön­nen Sie sogar Teammeetings (zumin­dest teil­wei­se) erset­zen.

So blei­ben E‑Mail-Postfächer frei für wirk­lich wich­ti­ge Dinge. Und die Chat-Nachricht ist ein­fa­cher und weni­ger stö­rend als ein Telefonat (das dar­aus aber natür­lich fol­gen kann).

Übrigens: Gerade für jün­ge­re Mitarbeiter ist das Chatten ein geüb­tes und ganz natür­li­ches Mittel der Kommunikation.

Reden ist Silber, sehen ist Gold: Die Videokonferenz

Wenn nicht alle Kollegen per­sön­lich an einem Meeting teil­neh­men kön­nen (das wäre übri­gens Platin), soll­ten sie sich wenigs­tens per Video zu Konferenzen, Workshops usw. zuschal­ten kön­nen.

Auch wenn das digi­ta­le Meeting ein ech­tes Treffen nicht erset­zen kann: Besser ist es alle­mal, wenn alle sich sehen kön­nen. Wichtig ist aller­dings, sich klar­zu­ma­chen, dass vir­tu­el­le Meetings anders ablau­fen als ech­te. So müs­sen etwa neue Kommunikationsregeln erar­bei­tet wer­den.

Konkret bedeu­tet das bei­spiels­wei­se: Ein Kollege hat die Moderationsfunktion, die ande­ren kön­nen sich mel­den oder im par­al­lel lau­fen­den Chat Fragen stel­len und etwas anmer­ken. Den Chat ver­folgt idea­ler­wei­se ein ande­rer Kollege. Konferenztools wie zoom oder Microsoft Teams machen es mög­lich.

Für Video-Konferenzen, Vorträge und inter­ak­ti­ve Formate ist zoom übri­gens funk­tio­nal und von der Stabilität dem Konkurrenten Microsoft Teams deut­lich vor­aus. Dafür feh­len dem Tool die Team-Funktionalitäten.

Aufgaben verteilen: Digitale Projektmanager

Wenn nicht alle Kollegen sich täg­lich sehen und aus­tau­schen kön­nen oder wenn vie­le Mitarbeiter aus ver­schie­de­nen Abteilungen gleich­zei­tig an einem Projekt arbei­ten, ist es wich­tig, ein effi­zi­en­tes digi­ta­les Projektmanagementsystem zu eta­blie­ren.

Idealerweise kön­nen alle ande­ren damit auch digi­tal nach­voll­zie­hen, wer gera­de an wel­cher Aufgabe arbei­tet.

Als digi­ta­le Task-Manager eig­nen sich je nach Anspruch bei­spiels­wei­se das simp­le Trello, Asana oder auch Airtable. Wenn es mit der digi­ta­len Aufgabenverwaltung gut klappt, kann auch hier das ein oder ande­re Meeting ein­ge­spart wer­den. Wir sel­ber ver­wen­den übri­gens ActiveCollab, ein rela­tiv schlich­tes Cloud-Tool, das nicht mit Funktionen über­frach­tet ist und einen guten Support hat.

Gemeinsam kreativ werden: Kollaborationstools

Gemeinsam krea­tiv zu wer­den und Ideen zu ent­wi­ckeln, dürf­te für die meis­ten Arbeitnehmer die größ­te Herausforderung des remo­te work sein. Denn Kollaboration funk­tio­niert eben am bes­ten von Angesicht zu Angesicht. Den per­sön­li­chen Kontakt kann bei der Ideenfindung nichts erset­zen.

Trotzdem ist es nicht unmög­lich, die gemein­sa­me Kreativarbeit mit visu­el­len Kollaborationstools zu digi­ta­li­sie­ren. Und davon pro­fi­tie­ren am Ende nicht nur die Kollegen, die bei­spiels­wei­se zum Kreativworkshop nicht ins Büro kom­men kön­nen, son­dern alle.

Denn digi­tal erar­bei­te­te und visua­li­sier­te Ideen sind direkt greif­bar, und vor allem: durch­such­bar. Probieren Sie es doch mal aus, bei­spiels­wei­se mit Mural, Miro oder ConceptBoard! Alle drei Tool haben Ihre Spezialitäten. Für Brainstorming-Sessions und Kreativ-Workshops set­zen wir meis­tens Mural ein. Es ist sehr intui­tiv, extrem sta­bil und macht auch in gro­ßen Gruppen viel Spaß.

Ab damit in die Cloud! Dokumente und Dateien austauschen

Der Cloud sei Dank: Wer gemein­sam an Dokumenten arbei­ten muss, muss das schon lan­ge nicht mehr über den fir­men­ei­ge­nen Server (oder gar zu zweit an einem Rechner) tun. Und nie­mand muss mehr Worddokumente per E‑Mail hin und her schi­cken. Office 365 erlaubt, alles auch online zu tei­len.

Auch Google Workspace etwa erlaubt das gemein­sa­me Bearbeiten von Dokumenten, eben­so Dropbox oder das rela­tiv teu­re, aber sehr sicher ver­schlüs­sel­te Citrix ShareFile sind gute Alternativen.

Auch mal abschalten

Wer allei­ne im Home-Office oder unter­wegs arbei­tet, ver­gisst schnell, Pausen zu machen. Auch die Konzentration fällt unter Umständen schwe­rer als im Büro. Und der Feierabend wird schnell mal nach hin­ten ver­scho­ben. All das wirkt sich lang­fris­tig auf die Motivation und Leistungsfähigkeit aus.

Dagegen hel­fen Apps wie bei­spiels­wei­se Pomodoro One (für Apple-Nutzer) oder die Web-App Pomofocus, die sich an der Pomodoro-Technik ori­en­tie­ren. Dabei wird die Arbeit in Zeitslots auf­ge­teilt, in denen kon­zen­triert an einer Aufgabe gear­bei­tet wird. Zwischendurch gibt es regel­mä­ßig kur­ze und län­ge­re Pausen, an die die Tools erin­nern.

Wir haben uns im Team ange­wöhnt, immer wie­der die Arbeit durch klei­ne Quizzes, eine Auszeit auf der Büro-Couch oder den Austausch pri­va­ter Erlebnisse und Serientipps zu unter­bre­chen, die uns auf ande­re Gedanken brin­gen und fri­sche Energie schen­ken. Das ist etwas, das uns fehlt, wenn wir im Home-Office sind.

Was sind Ihre Lieblingstools? Teilen Sie sie ger­ne mit uns!

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