Warum es das papierlose Büro nicht geben wird

Schon vor Jahrzehnten wurde von der Zukunft des papierlosen Büros gesprochen. Viele waren sich sicher, dass durch die Digitalisierung der Rohstoff weitestgehend aus dem Arbeitsalltag verschwinden würde. Und wie sieht es heute aus? Zwar kommunizieren wir häufig nur noch auf digitalem Wege und Computer sind im Büroalltag seit vielen Jahren unverzichtbar, doch Papier ist immer noch an nahezu jedem Arbeitsplatz zu finden. Warum ist das so?
In der Grundschule haben wir wichtige Grundlagen für unser Arbeitsleben gelernt: lesen, schreiben, rechnen. Wichtigstes Hilfsmittel war dabei das Papier, auf dem wir gearbeitet haben. Und so geht es Grundschülern bis heute. Wir sind also an das Papier gewöhnt und möchten die zahlreichen Vorteile, die es bietet, nicht einfach aufgeben. Doch wir benutzen das Papier nicht nur zum Lesen, Schreiben oder Rechnen. Wir bekritzeln, zerknüllen, falten es. Wir können es anfassen, riechen, hören und nicht nur mit unseren Augen wahrnehmen.

Die englischen Wissenschaftler Abigail Sellen und Richard Harper fanden in ihrer Studie „The Myth of the Paperless Office“ heraus, warum gerade die Tatsache, dass Papier viele Sinne anspricht, das papierlose Büro verhindern wird. Sie beschäftigten sich mit der Ausgangsfrage, warum viele Leute in Konferenzen Papier zerknüllen, darauf zeichnen oder herumkritzeln. Ihre Antwort lautet, dass so die Konzentration und Kreativität gefördert wird. Die Bewegung der Hände im Zusammenspiel mit dem Papier steigere die Leistungsfähigkeit und Konzentration. Hier ein Beispiel: Bei einem Brainstorming entstehen verschiedene Ideen auf verschiedenen Blättern Papier. Wird eine Idee verworfen, kann das Stück Papier zerknüllt und in den Papierkorb geworfen werden. So werden stärkere Emotionen entwickelt als beim Löschen eines Dokuments auf dem Computer. Diese Emotionen ermöglichen uns viel besser, einen neuen Versuch zu wagen.

Auch wenn ein komplett papierloses Büro also nicht erstrebenswert ist, um Kreativität und Konzentration nicht einzuschränken, macht es doch Sinn, sparsam mit dem Rohstoff umzugehen. Aus wirtschaftlichen und umwelttechnischen Gründen sollte dort auf Papier verzichtet werden, wo es nicht unbedingt zum Arbeiten gebraucht wird.

In den von uns gestalteten Innovation Spaces setzen wir Papier ganz bewusst ein. Bestes Beispiel dafür ist unser „Denktisch“, auf dem beim lockeren Gespräch Ideen aufgemalt werden dürfen, die man dann später einfach abreißt und mitnimmt.