Der kreative Bürokrat

Haben Sie heute schon gelacht? Wenn nicht, hat unsere Überschrift Sie hoffentlich zum Schmunzeln gebracht. Vielleicht waren Sie auch kurz irritiert. Das würde uns sogar noch besser gefallen. Wir könnten Ihnen jetzt so einiges über Bürokraten erzählen. Aber die meisten Vorurteile kennen Sie vermutlich bereits. Und deshalb erzählen wir Ihnen heute etwas, das Sie überraschen wird.

Paragrafenreiter oder Aktenschieber: Beamte und Angestellte im öffentlichen Dienst haben es nicht leicht. Sie gelten wahlweise als pedantisch, faul und langsam – selten jedoch als kreativ. Behörden und Verwaltungen haben „beim Bürger“ in der Regel ein eher angestaubtes Image.

Das heißt aber nicht, dass Innovation nicht auch dort passieren kann – und tut. Wir zeigen Ihnen, wie eine Bürokratie zu einer kreativen Bürokratie wird.

Wie Verwaltung sich neu erfinden kann

Für Innovation braucht es im Grunde nur zwei Dinge: Mitarbeiter mit Ideen sowie Strukturen, in denen diese Ideen gewollt sind und gefördert werden.

Kann der Beamte, der Formulare hin und her schiebt, veraltete Vorgangssysteme mit Informationen füttert, Akten streichelt und Dienst nach Vorschrift verrichtet, wirklich gute Ideen produzieren?

Wir glauben: Ja! Staatsbedienstete sind nicht mehr oder weniger kreativ als Mitarbeiter eines beliebigen mittelgroßen oder großen Unternehmens. Das Problem liegt an anderer Stelle. Ihnen fehlen zum einen der Freiraum und zum anderen das Handwerk, um Veränderungen anzustoßen.

Hierarchien behindern Innovation

Das hat viel mit der über Jahrzehnte gewachsenen und selten hinterfragten Struktur von Verwaltungen zu tun. Bürokratien müssen in erster Linie funktionieren. Aber ohne Innovation und Kreativität funktionieren sie nur für einen kurzen Zeitraum. Den nämlich, in dem das System perfekt an die Gegebenheiten angepasst ist.

Hierarchien, auf denen die Bürokratie beruht, behindern und verhindern Innovation, indem sie Sachbearbeitern ihre kreative Kompetenz nehmen. Wer nie gefragt wird, hat auch nicht das Gefühl, dass seine Ideen wertvoll sind. Er leistet dann lieber Dienst nach Vorschrift.

So funktioniert die kreative Bürokratie

Verwaltungen müssen sich den selben Herausforderungen stellen wie Unternehmen: Enorme Veränderungsprozesse zu stemmen (Stichwort: Digitalisierung). Dabei sind sie mehr und mehr auf kreative Ideengeber angewiesen. In Verwaltungen sind das häufig Berater von außen, die viel Geld kosten und das Innenleben und den Arbeitsalltag von Behörden wenig kennen.

Diese Herangehensweise sorgt für zusätzlichen Frust bei den Mitarbeitern, die keiner nach ihrer Meinung fragt.

Auch externe Kreative können gute Impulse von außen geben. Doch wissen wir, dass jedes Unternehmen und jede Verwaltung auch in den eigenen Reihen ausreichend kreative Köpfe sitzen hat. Ihr Potenzial gilt es zu erkennen und abzuschöpfen. Denn die besten Ideen kommen von innen – oft von Mitarbeitern, die ihre normalen Arbeitsprozesse verbessern möchten.

Wenn die Mitarbeiter einer Verwaltung nicht mehr nur als Teil eines Apparats oder eines Organigramms fungieren, sondern als Menschen, die neben ihrer Arbeit auch ihre Persönlichkeit, Emotionen, Leidenschaften und Werte einbringen dürfen, wird eine Bürokratie von innen heraus zu einer kreativen Bürokratie – ganz ohne externe Berater.

Weg mit den Hierarchien!

Um eine kreative Bürokratie zu ermöglichen, müssen Hierarchien abgeschafft, mindestens aber abgeflacht werden. Das mag für den einen revolutionär und für den anderen gefährlich klingen. Doch die direktere Kommunikation innerhalb der Verwaltung und mit Bürgern, ermöglicht mehr Flexibilität und Ideenaustausch und begünstigt zielgerichtet Innovation.

Dass eine radikale Abschaffung der Hierarchien auch in starren Strukturen möglich ist, hat der ehemalige US-General Stanley McChrystal als Leiter von Einsatztruppen in Afghanistan und im Irak bewiesen. Er revolutionierte die Kommunikation innerhalb des Militärs, um gegen die gut vernetzte Terrororganisation Al-Qaida eine Chance zu bewahren (siehe Blog Artikel „Kompanie, klar zum Teamwork!“).

Über Bürokraten und Beamte gibt es eine Menge schlechter Witze und schlauer Sprüche. Wir finden: Es ist an der Zeit, mal ein paar neue zu erfinden. Denn Kreativität wird auch in der Verwaltung in Zukunft eine gewichtige Rolle übernehmen. Stempel drunter!