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Nehmen Sie doch bit­te ein­mal kurz Ihr Smartphone in die Hand – oder, wenn Sie die­sen Text dar­auf lesen, rufen Sie ein­fach Ihren Startbildschirm auf. Wie vie­le unge­öff­ne­te Mails sind in Ihrem Posteingang? Wie vie­le Chatprogramme haben Sie instal­liert? Wie vie­le Nachrichten sind unge­le­sen? Wartet Ihre Tante Rosa noch auf eine Antwort? Haben Sie Ihren Kollegen in der tea­m­in­ter­nen WhatsApp-Gruppe schon mit­ge­teilt, wel­che Pizza Sie für die Mittagspause bestel­len wol­len?

Wir wol­len Ihnen natür­lich kein schlech­tes Gewissen ein­re­den. Die digi­ta­le Kommunikationsflut hat Ausmaße ange­nom­men, die es nahe­zu unmög­lich machen, zeit­nah auf alles ein­zu­ge­hen. Wenn dann noch pri­va­te und beruf­li­che Nachrichten zusam­men­kom­men, kann man schon mal den Überblick ver­lie­ren.

Andererseits ist es mit den rich­ti­gen Tools (und ein biss­chen System) gar nicht so schwer, die Hoheit über die Kommunikation (vor allem) am Arbeitsplatz zu behal­ten. Welche sich für wel­che Zwecke am bes­ten eig­nen, beleuch­ten wir in die­sem Artikel.

Keine Antwort ist auch eine Antwort

Immer wie­der kommt es vor, dass wir Nachrichten nicht – oder erst mit grö­ße­rer Verzögerung – beant­wor­ten. Tante Rosa mag das ver­zei­hen. Professionell wirkt es aller­dings nicht, und zwar weder gegen­über Kunden noch gegen­über Kollegen. Denn kei­ne Antwort ist auch eine Antwort. Sie sug­ge­riert, dass eine Nachricht nicht als wich­tig genug ein­ge­stuft wird.

Wenn wir nicht auf Nachrichten ant­wor­ten, tun wir das in der Regel aber nicht mit dem Ziel, unhöf­lich zu sein, son­dern aus Überforderung. Uns errei­chen täg­lich zu vie­le unsor­tier­te Nachrichten – am häu­figs­ten per Mail. Das Problem: Bei den meis­ten die­ser Messages kön­nen wir die Dringlichkeit nicht auf Anhieb rich­tig ein­schät­zen.

Das führt dann unter ande­rem dazu, dass wir man­ches zwar lesen und viel­leicht auch bewer­ten oder zur Kenntnis neh­men, es aber nicht direkt bear­bei­ten und das Antworten spä­ter ver­ges­sen.

Bringen Sie Ordnung ins Nachrichtenchaos

Das grund­le­gen­de Problem ist also nicht unbe­dingt, dass wir zu vie­le Nachrichten krie­gen oder zu vie­le Messenger-Apps auf unse­ren Handys haben, die um Aufmerksamkeit buh­len. Wir nut­zen unse­re Tools nur nicht ziel­ge­rich­tet.

Beispiel gefäl­lig? In Ihrem E‑Mail-Postfach sind 28 unge­le­se­ne Nachrichten. 13 davon sind von Kollegen, die einen Termin für ein Feierabendbier fin­den wol­len. Weitere neun sind Newsletter. Eine E‑Mail beinhal­tet Kundenfeedback und zwei sind Einladungen zu Terminen. Die rest­li­chen drei beinhal­ten mehr oder weni­ger wich­ti­ge Dokumente, die Sie sich irgend­wo able­gen sol­len.

Keine Frage, die E‑Mail ist und bleibt eines der wich­tigs­ten Kommunikationsmittel am Arbeitsplatz. Dringende Anfragen oder Nachrichten gehö­ren immer in die Mail. Und mit­hil­fe von Filtern, Ordnern und Co. ist es auch rela­tiv leicht, Ordnung in Termine und Nachrichten zu brin­gen. Doch die E‑Mail hat auch ihre Grenzen. Dann näm­lich, wenn es nicht mehr nur um Kommunikation geht, son­dern auch um Kollaboration. Und dar­um geht es im Arbeitsleben heu­te fast immer.

Soll hei­ßen: 16 der Mails in Ihrem Posteingang – näm­lich alle fir­men­in­ter­nen, viel­leicht mit Ausnahme der Termineinladungen – haben dort gar nichts zu suchen. Und auch die Newsletter soll­ten zumin­dest an eine sepa­ra­te Mailadresse gehen. Dann hät­ten Sie im Posteingang näm­lich nur noch die wirk­lich wich­ti­gen Nachrichten – zum Beispiel von Kunden oder Geschäftspartnern, von der Personalabteilung oder von der Chefin.

Warum Sie zur inter­nen Kommunikation auf Kollaborationstools set­zen soll­ten

Wohin aber mit all den anderen Nachrichten?

Ganz ein­fach: In ein digi­ta­les Kollaborationstool. Ob Microsoft Teams, Slack, Wire oder Stackfield, die Möglichkeiten sind viel­fäl­tig. Natürlich müs­sen Sie in ers­ter Linie zum Unternehmen und der IT-Infrastruktur pas­sen.

Mit dem pas­sen­den Tool haben alle Mitarbeiter nicht nur die Möglichkeit, sich aus­zu­tau­schen, son­dern auch Protokolle und Dokumente abzu­le­gen, oder sogar Termine zu pla­nen. Findet die Kommunikation dazu noch auf ver­schie­de­nen Themenkanälen statt, ist es viel leich­ter, die Übersicht zu behal­ten und bestimm­te Dinge zu prio­ri­sie­ren, ohne dass jemand auf Antwort war­ten muss.

Selbst Kunden, Geschäftspartner oder freie Mitarbeiter kön­nen auf die­se Weise pro­jekt­ba­siert in die Kommunikation ein­ge­bun­den wer­den – das ent­schlackt den E‑Mail-Posteingang noch wei­ter.

Idealerweise ver­bin­den Sie das Ganze mit einem fir­men­in­ter­nen Chatprogramm, in dem die Mitarbeiter sich über ver­schie­de­ne Endgeräte hin­weg pri­vat unter­hal­ten oder schnell infor­mell aus­tau­schen kön­nen. Dann bleibt der eigent­li­che inter­ne Messenger frei von unwich­ti­gen Informationen.

So ver­mei­den Sie gleich­zei­tig aber auch, dass Mitarbeiter pri­va­te Chatprogramme wie WhatsApp auch für dienst­li­che Unterhaltungen nut­zen und Privates und Berufliches dabei zu sehr ver­men­gen oder sich ablen­ken las­sen.

Manchmal hilft nur das persönliche Gespräch

Jede digi­ta­le Kommunikation hat Grenzen. Und so sehr uns Slack und Co. den Arbeitsalltag ver­ein­fa­chen kön­nen, so wich­tig ist es, das im Hinterkopf zu behal­ten. Denn es gibt Themen, die weder in einen Chat noch in eine E‑Mail gehö­ren, son­dern immer ins per­sön­li­che Gespräch – oder min­des­tens ein Telefonat. Dazu gehö­ren alle Arten von Mitarbeitergesprächen, aber auch Kritik und Lob (und der Flurfunk).

Sie wür­den schließ­lich auch nicht per E‑Mail um eine Gehaltserhöhung bit­ten. Stellen Sie sich mal vor, Sie wür­den auf eine sol­che Frage kei­ne Antwort erhal­ten…

Bei NEU haben wir die Regel: „Jede Art von Konflikt oder Unklarheit wird nie im ers­ten Schritt schrift­lich adres­siert. Zuerst wird ein tele­fo­ni­sches oder per­sön­li­ches Gespräch geführt, in dem die wesent­li­chen Punkte geklärt und Hürden aus dem Weg geräumt wer­den. Also Finger weg von der Tastatur – außer zur Terminabsprache für das Telefonat.“

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