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Herzlich will­kom­men im neu­en Job! Sie haben sich sicher schon lan­ge auf die­sen Tag gefreut. Erinnern Sie sich noch an Ihre Freude über den Anruf, dass Sie die begehr­te Stelle bekom­men haben? Nun ist es end­lich so weit.

Voller Vorfreude betre­ten Sie pünkt­lich um 9 Uhr mor­gens das Büro, das Sie bei der Vertragsunterzeichnung bereits gese­hen haben. Dort sitzt Ihr neu­er Vorgesetzter, das Telefon am Ohr. Er deu­tet auf einen Stuhl und bit­tet Sie, kurz zu war­ten. Zehn Minuten spä­ter wen­det er sich Ihnen zu, führt Sie zu einem Arbeitsplatz und ver­lässt Sie – er muss in ein Meeting. Sie sol­len ein­fach mal den Rechner hoch­fah­ren und sich in Ruhe umschau­en.

Die Kollegen sind gera­de in der Kaffeepause, also machen Sie das. Bis Sie fest­stel­len, dass Sie sich mit den Zugangsdaten, die Sie bekom­men haben, zwar ins Firmennetzwerk ein­log­gen kön­nen, aber kei­ner­lei Zugriff auf Software haben. Was tun?

Der erste Eindruck ist bleibend

Neue Mitarbeiter will­kom­men zu hei­ßen, ist im Grunde gar nicht so schwer. Dennoch erle­ben vie­le Arbeitnehmer irgend­wann in der Karriere Situationen wie die beschrie­be­ne. Mit schwer­wie­gen­den Folgen: Wer nicht rich­tig im Unternehmen ankommt, ist schnell wie­der weg.

Damit die Neuen nicht schon wäh­rend der Probezeit mit Kündigungsgedanken spie­len, müs­sen sie sich von Anfang an inte­griert und ernst­ge­nom­men füh­len. Dafür braucht es ein pas­sen­des Onboarding-Konzept.

Wieso das nicht erst am ers­ten Arbeitstag des Neuen beginnt, was Arbeitnehmer sich wün­schen und wie man sie nach­hal­tig will­kom­men hei­ßen kann, erfah­ren Sie in die­sem Artikel.

Hallo, Job! Das wünschen sich neue Mitarbeiter

Fragt man neue Mitarbeiter nach ihren Wünschen an die ers­te Zeit im neu­en Job, ste­hen ganz ein­fa­che Dinge weit oben auf der Prioritätenliste.

Dazu gehört natür­lich, dass bis zum ers­ten Arbeitstag alle Basics vor­be­rei­tet sind: Arbeitsplatz, Hardware, Zugänge zu Unternehmensnetzwerk und Software, E‑Mail-Adresse und Telefon.

Noch wich­ti­ger ist den meis­ten aber die sozia­le Integration ins Team. Sie wün­schen sich einen fes­ten Ansprechpartner und Kontakt zu ihren Teamkollegen. Außerdem freu­en sie sich über einen Einarbeitungsplan, der sie durch die ers­ten Wochen und Monate im Unternehmen steu­ert.

So holen Sie neue Mitarbeiter an Board – und halten sie

Gutes Onboarding beginnt des­halb schon lan­ge vor dem ers­ten Arbeitstag. Denn von der Einrichtung des Arbeitsplatzes bis zur Erstellung oder indi­vi­du­el­len Anpassung eines Onboarding-Plans gibt es eini­ges zu tun.

Schon vor Jobantritt soll­ten Vorgesetzte mit ihren neu­en Mitarbeitern in Kontakt tre­ten und ihnen bei­spiels­wei­se bei der Vermittlung einer neu­en Wohnung hel­fen, den Dresscode erläu­tern und einen Plan für den ers­ten Arbeitstag ver­ein­ba­ren, oder zu Teamevents ein­la­den, die in der Zwischenzeit geplant sind.

Ist der ers­te Tag dann gekom­men, soll­te der Vorgesetzte sich Zeit neh­men und den Neuen im Team vor­stel­len, einen Mentor zuwei­sen und die wich­tigs­ten orga­ni­sa­to­ri­schen Dinge klä­ren.

Der Neue soll­te nach Möglichkeit direkt ein Onboarding-Manual erhal­ten, in dem die wich­tigs­ten Infos und Ansprechpartner ste­hen, Unternehmensstrukturen und ‑Werte erläu­tert wer­den und eine Aussicht auf die kom­men­den Wochen und Monate ver­merkt ist.

In der ers­ten Woche soll­te es dann erst ein­mal dar­um gehen, die Kollegen, wich­ti­ge Ansprechpartner und Unternehmensstrukturen und die wich­tigs­ten Tools ken­nen­zu­ler­nen, ehe es in den fol­gen­den Wochen an die fach­li­che Einarbeitung geht.

Regelmäßige Feedbackgespräche gehören dazu

Zumindest inner­halb der Probezeit soll­ten neue Mitarbeiter die Chance bekom­men, regel­mä­ßig Feedback zu geben. Dazu soll­te min­des­tens ein wöchent­li­cher Termin mit dem Neuen, dem Mentor und dem Vorgesetzten ver­ein­bart wer­den.

Nach drei Monaten kann der oder die Neue ver­mut­lich schon eini­ge Aufgaben allei­ne über­neh­men. In der Regel dau­ert es aber rund neun Monate, bis neue Kollegen kom­plett ein­ge­ar­bei­tet sind. Deshalb soll­te auch bis dahin ein Mentor ansprech­bar sein.

Der Onboarding-Plan nutzt allen Mitarbeitern

Auch wenn ein Onboarding-Plan in jeder Abteilung und jedem Team anders aus­sieht, lohnt es sich, einen für das Gesamtunternehmen gül­ti­gen Plan zu ver­schrift­li­chen und bes­ten­falls digi­tal für alle zugäng­lich zu machen. Dann müs­sen Abteilungs- und Teamleiter nicht jedes Mal bei null anfan­gen.

Der Plan dient nicht nur den Neuen als Nachschlagewerk, son­dern auch Vorgesetzten und Mentoren. Darin soll­ten daher die wich­tigs­ten Ansprechpartner für alles Mögliche ste­hen – von Ansprechpartnern in der Personalabteilung über die IT-Hotline bis zum Hausmeister.

Doch der Onboarding-Plan ist mehr als das. Er erläu­tert Unternehmenswerte und Ziele, gibt einen Überblick über die Mitarbeiterstruktur, Fortbildungsmöglichkeiten, Veranstaltungen und vie­les mehr. Er ist ein Leitfaden der Unternehmenskultur. Außerdem kön­nen dort Verknüpfungen zu E‑Learning-Modulen gesam­melt wer­den, die die Benutzung der rele­van­ten Software bei­brin­gen.

Dem Mentor kommt eine Schlüsselfunktion zu

Für jeden neu­en Mitarbeiter soll­te ein Mentor bestimmt wer­den, der gege­be­nen­falls schon vor dem ers­ten Arbeitstag Kontakt auf­nimmt und sowohl als fach­li­cher Ansprechpartner als auch als „Brücke“ ins Team fun­giert. Er erklärt dem Neuen nicht nur Arbeitsabläufe, son­dern nimmt ihn auch mit zum Mittagessen.

Mentoren müs­sen für die­se Tätigkeit frei­ge­stellt wer­den und bes­ten­falls spe­zi­ell für die­se Funktion aus­ge­bil­det sein – bei­spiels­wei­se durch ein unter­neh­mens­in­ter­nes Mentoren-Programm.

Immerhin kommt ihnen neben der Einarbeitung eine Schlüsselfunktion zu: Sie brin­gen neu­en Mitarbeitern die Unternehmenskultur näher. Damit sor­gen sie bes­ten­falls für eine schnel­le und lang­fris­ti­ge Bindung der Neuen ans Unternehmen.

Sonderfall Remote-Arbeit: So gelingt Onboarding im Home-Office

Und was, wenn der Neue gar nicht im Unternehmen arbei­ten soll, son­dern (größ­ten­teils) remo­te? Schließlich set­zen immer mehr Unternehmen auf das Arbeiten aus der Distanz, seit sich gezeigt hat, dass das in vie­len Fällen pro­blem­los mög­lich ist.

Dann soll­te – wenn mög­lich – die Einarbeitungsphase größ­ten­teils in Präsenz erfol­gen. Denn nichts ersetzt den direk­ten Kontakt.

Ein Team kann schließ­lich nur dann gut vir­tu­ell zusam­men­ar­bei­ten, wenn die Teammitglieder sich ken­nen und auf­ein­an­der ver­las­sen kön­nen. Lesen Sie dazu auch, wie wich­tig Vertrauen im Team-Office-Prinzip ist.

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