Raus aus der Nachrichtenflut

Nehmen Sie doch bitte einmal kurz Ihr Smartphone in die Hand – oder, wenn Sie diesen Text darauf lesen, rufen Sie einfach Ihren Startbildschirm auf. Wie viele ungeöffnete Mails sind in Ihrem Posteingang? Wie viele Chatprogramme haben Sie installiert? Wie viele Nachrichten sind ungelesen? Wartet Ihre Tante Rosa noch auf eine Antwort? Haben Sie Ihren Kollegen in der teaminternen WhatsApp-Gruppe schon mitgeteilt, welche Pizza Sie für die Mittagspause bestellen wollen?

Wir wollen Ihnen natürlich kein schlechtes Gewissen einreden. Die digitale Kommunikationsflut hat Ausmaße angenommen, die es nahezu unmöglich machen, zeitnah auf alles einzugehen. Wenn dann noch private und berufliche Nachrichten zusammenkommen, kann man schon mal den Überblick verlieren.

Andererseits ist es mit den richtigen Tools (und ein bisschen System) gar nicht so schwer, die Hoheit über die Kommunikation (vor allem) am Arbeitsplatz zu behalten. Welche sich für welche Zwecke am besten eignen, beleuchten wir in diesem Artikel.

Keine Antwort ist auch eine Antwort

Immer wieder kommt es vor, dass wir Nachrichten nicht – oder erst mit größerer Verzögerung – beantworten. Tante Rosa mag das verzeihen. Professionell wirkt es allerdings nicht, und zwar weder gegenüber Kunden noch gegenüber Kollegen. Denn keine Antwort ist auch eine Antwort. Sie suggeriert, dass eine Nachricht nicht als wichtig genug eingestuft wird.

Wenn wir nicht auf Nachrichten antworten, tun wir das in der Regel aber nicht mit dem Ziel, unhöflich zu sein, sondern aus Überforderung. Uns erreichen täglich zu viele unsortierte Nachrichten – am häufigsten per Mail. Das Problem: Bei den meisten dieser Messages können wir die Dringlichkeit nicht auf Anhieb richtig einschätzen.

Das führt dann unter anderem dazu, dass wir manches zwar lesen und vielleicht auch bewerten oder zur Kenntnis nehmen, es aber nicht direkt bearbeiten und das Antworten später vergessen.

Bringen Sie Ordnung ins Nachrichtenchaos

Das grundlegende Problem ist also nicht unbedingt, dass wir zu viele Nachrichten kriegen oder zu viele Messenger-Apps auf unseren Handys haben, die um Aufmerksamkeit buhlen. Wir nutzen unsere Tools nur nicht zielgerichtet.

Beispiel gefällig? In Ihrem E-Mail-Postfach sind 28 ungelesene Nachrichten. 13 davon sind von Kollegen, die einen Termin für ein Feierabendbier finden wollen. Weitere neun sind Newsletter. Eine E-Mail beinhaltet Kundenfeedback und zwei sind Einladungen zu Terminen. Die restlichen drei beinhalten mehr oder weniger wichtige Dokumente, die Sie sich irgendwo ablegen sollen.

Keine Frage, die E-Mail ist und bleibt eines der wichtigsten Kommunikationsmittel am Arbeitsplatz. Dringende Anfragen oder Nachrichten gehören immer in die Mail. Und mithilfe von Filtern, Ordnern und Co. ist es auch relativ leicht, Ordnung in Termine und Nachrichten zu bringen. Doch die E-Mail hat auch ihre Grenzen. Dann nämlich, wenn es nicht mehr nur um Kommunikation geht, sondern auch um Kollaboration. Und darum geht es im Arbeitsleben heute fast immer.

Soll heißen: 16 der Mails in Ihrem Posteingang – nämlich alle firmeninternen, vielleicht mit Ausnahme der Termineinladungen – haben dort gar nichts zu suchen. Und auch die Newsletter sollten zumindest an eine separate Mailadresse gehen. Dann hätten Sie im Posteingang nämlich nur noch die wirklich wichtigen Nachrichten – zum Beispiel von Kunden oder Geschäftspartnern, von der Personalabteilung oder von der Chefin.

Warum Sie zur internen Kommunikation auf Kollaborationstools setzen sollten

Wohin aber mit all den anderen Nachrichten?

Ganz einfach: In ein digitales Kollaborationstool. Ob Microsoft Teams, Slack, Wire oder Stackfield, die Möglichkeiten sind vielfältig. Natürlich müssen Sie in erster Linie zum Unternehmen und der IT-Infrastruktur passen.

Mit dem passenden Tool haben alle Mitarbeiter nicht nur die Möglichkeit, sich auszutauschen, sondern auch Protokolle und Dokumente abzulegen, oder sogar Termine zu planen. Findet die Kommunikation dazu noch auf verschiedenen Themenkanälen statt, ist es viel leichter, die Übersicht zu behalten und bestimmte Dinge zu priorisieren, ohne dass jemand auf Antwort warten muss.

Selbst Kunden, Geschäftspartner oder freie Mitarbeiter können auf diese Weise projektbasiert in die Kommunikation eingebunden werden – das entschlackt den E-Mail-Posteingang noch weiter.

Idealerweise verbinden Sie das Ganze mit einem firmeninternen Chatprogramm, in dem die Mitarbeiter sich über verschiedene Endgeräte hinweg privat unterhalten oder schnell informell austauschen können. Dann bleibt der eigentliche interne Messenger frei von unwichtigen Informationen.

So vermeiden Sie gleichzeitig aber auch, dass Mitarbeiter private Chatprogramme wie WhatsApp auch für dienstliche Unterhaltungen nutzen und Privates und Berufliches dabei zu sehr vermengen oder sich ablenken lassen.

Manchmal hilft nur das persönliche Gespräch

Jede digitale Kommunikation hat Grenzen. Und so sehr uns Slack und Co. den Arbeitsalltag vereinfachen können, so wichtig ist es, das im Hinterkopf zu behalten. Denn es gibt Themen, die weder in einen Chat noch in eine E-Mail gehören, sondern immer ins persönliche Gespräch – oder mindestens ein Telefonat. Dazu gehören alle Arten von Mitarbeitergesprächen, aber auch Kritik und Lob (und der Flurfunk).

Sie würden schließlich auch nicht per E-Mail um eine Gehaltserhöhung bitten. Stellen Sie sich mal vor, Sie würden auf eine solche Frage keine Antwort erhalten…

Bei NEU haben wir die Regel: „Jede Art von Konflikt oder Unklarheit wird nie im ersten Schritt schriftlich adressiert. Zuerst wird ein telefonisches oder persönliches Gespräch geführt, in dem die wesentlichen Punkte geklärt und Hürden aus dem Weg geräumt werden. Also Finger weg von der Tastatur – außer zur Terminabsprache für das Telefonat.“