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Teams müs­sen sich regel­mä­ßig aus­tau­schen: Welche Probleme gibt es? Welche Fortschritte? Und was muss gemein­sam geplant wer­den? Gerade rou­ti­ne­mä­ßi­ge Teambesprechungen haben aller­dings oft einen schlech­ten Ruf.

Denn: Wer hat schon Lust, sich in gro­ßer Runde noch mal anzu­hö­ren, was ohne­hin schon alle wis­sen? Oder Diskussionen zu fol­gen, die sich in Details ver­lie­ren, per­sön­li­che Streitereien zuta­ge för­dern, die Nerven stra­pa­zie­ren und dazu noch regel­mä­ßig den Zeitrahmen über­span­nen?

Niemand, klar. Ineffiziente Meetings fres­sen Motivation und Zeit. Aber Teammeetings müs­sen weder lang­wei­lig noch ner­vig sein. Wir zei­gen, wie der Austausch span­nend bleibt und erklä­ren, wie die regel­mä­ßi­ge Besprechung zu einem Termin wird, auf den sich (wie­der) alle freu­en.

10 Tipps für bessere Teambesprechungen

1. Klare Themenfokussierung
Zwar kom­men in regel­mä­ßig statt­fin­den­den Teammeetings ganz auto­ma­tisch immer die glei­chen Themen auf. Schließlich dient die Besprechung dazu, sich gegen­sei­tig auf dem neu­es­ten Stand über aktu­el­le Projekte zu hal­ten.

Dennoch soll­te vor­ab stets klar sein, wel­che Themen dar­über hin­aus bespro­chen wer­den sol­len. Schließlich ist es kaum ziel­füh­rend, wenn Dinge auf der Agenda lan­den, über die alle schon bes­tens infor­miert sind.

Eine Liste mit Themen soll­te des­halb schon vor dem Meeting allen Teilnehmern zur Verfügung ste­hen. Genauso müs­sen alle vor­ab eige­ne Themen vor­schla­gen dür­fen.

2. Gute Vorbereitung
Alle Teammitglieder müs­sen in der Lage sein, in weni­gen Worten aktu­el­le Projekte und Probleme zu beschrei­ben, die auf der Tagesordnung ste­hen. Deshalb soll­ten alle mög­lichst schon vor dem Meeting Zeit haben, sich inhalt­lich damit aus­ein­an­der­zu­set­zen.

3. Moderation
Meeting-Moderatoren füh­ren durch die Agenda, visua­li­sie­ren Sachverhalte und Probleme, kür­zen aus­ufern­de Diskussionen und behal­ten die Teilnehmer im Blick, damit alle Meinungen gehört wer­den kön­nen. Die Moderationsrolle muss nicht von einer Führungskraft aus­ge­füllt wer­den. Tatsächlich ist es sogar vor­teil­haft, wenn die Aufgabe jemand ande­res über­nimmt.

4. Design
Ein Meeting-Designer ist für den Aufbau einer posi­ti­ven Meeting-Kultur ver­ant­wort­lich. Er oder sie über­legt sich vor­ab die Gestaltung und Methoden des Meetings: Wie wer­den Entscheidungen getrof­fen? Welche Tools unter­stüt­zen die Besprechung? Wie wer­den plötz­lich auf­tau­chen­de Probleme behan­delt?

Der Designer kann gleich­zei­tig der Moderator sein. Wichtig: Seine/ihre Aufgabe besteht auch dar­in, die Augen für (noch) bes­se­re Lösungen offen zu hal­ten.

5. Transparenz
Moderator oder Teamleitung sor­gen im Teammeeting dafür, dass nicht nur aktu­el­le Teamprojekte bespro­chen wer­den, son­dern auch ande­re Informationen geteilt wer­den, die für das Team von Bedeutung sein könn­ten. Das kön­nen Unternehmenszahlen sein, Pläne der Geschäftsleitung o.ä..

6. Teilnahme
Verabschieden Sie sich von Excel und Co. und set­zen Sie beim Thema Projektmanagement statt­des­sen lie­ber auf digi­ta­le, für alle zugäng­li­che Tools. So kön­nen die Teammitglieder bei­spiels­wei­se (auch wäh­rend der Besprechung) To Dos auf dem Trello-Board bear­bei­ten, Projekte mit Asana oder Mural doku­men­tie­ren oder Vision Boards erstel­len. Für die ein­zel­nen Tools und die zuge­hö­ri­gen Boards soll­te ein Verantwortlicher benannt wer­den.

7. Notizen
Jedes Meeting-Ergebnis soll­te kurz und knapp und für alle ein­seh­bar doku­men­tiert wer­den, damit etwa bereits gelös­te Probleme nicht noch ein­mal the­ma­ti­siert wer­den müs­sen. Das klas­si­sche Protokoll eig­net sich hier­für weni­ger. Es genügt eine knap­pe Auflistung nach einem Drei-Punkte-Schema: Problem – Maßnahme – Zuständigkeit & Zeitrahmen für die Lösung.

8. Freiraum
Geben Sie Ihren Teammitgliedern Freiraum bei der inhalt­li­chen und zeit­li­chen Gestaltung des Meetings. Bei guter Vorbereitung endet das erfah­rungs­ge­mäß nicht im Chaos. Im Gegenteil: Dieser Freiraum kann den Zusammenhalt im Team enorm stei­gern. Falls Diskussionen den­noch dro­hen aus­zu­ufern, greift der Moderator ein.

9. Atmosphäre
Arbeitnehmer sind zu Beginn eines Meetings häu­fig gestresst, etwa weil Sie gera­de aus der Arbeit geris­sen wur­den oder von Termin zu Termin eilen. Eine denk­bar schlech­te Ausgangslage für ein pro­duk­ti­ves Meeting.

Teamspiele kön­nen dann hel­fen, die Atmosphäre auf­zu­lo­ckern und die Stimmung wie­der auf­zu­hel­len. Außerdem hilft es, dem Meeting einen posi­ti­ven Rahmen zu geben. Suchen Sie einen Wohlfühlort oder stel­len Sie Essen, Snacks oder Getränke bereit.

10. Feedback
Feedback ist wich­tig, um die Meeting-Atmosphäre kon­ti­nu­ier­lich zu ver­bes­sern. Zum Sammeln von Feedback bie­tet sich bei­spiels­wei­se ein digi­ta­les Stimmungsbarometer an. Aber auch eine münd­li­che Feedback-Runde gibt wert­vol­le Eindrücke.

Gute Meetings machen produktiv

Ohne Austausch kann Teamarbeit nicht funk­tio­nie­ren. Wenn Meetings als etwas läs­ti­ges wahr­ge­nom­men wer­den, ist das daher ein Alarmzeichen.

Andersherum machen gute Meetings pro­duk­tiv: Jeder darf mit­re­den und mit­ent­schei­den. Das erhöht die Identifikation mit dem Team. Alle Meinungen wer­den gehört, was wie­der­um Selbstwahrnehmung und Motivation posi­tiv beein­flusst. Und alle wis­sen genau, was sie zu tun haben oder an wen sie sich mit Fragen wen­den kön­nen.

Höchste Zeit also, das Teammeeting (wie­der) neu zu den­ken.

Und zum Schluss wüss­ten wir ger­ne von Ihnen: Was tun Sie, um regel­mä­ßig statt­fin­den­de Meetings inter­es­sant zu hal­ten?

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