Teams müssen sich regelmäßig austauschen: Welche Probleme gibt es? Welche Fortschritte? Und was muss gemeinsam geplant werden? Gerade routinemäßige Teambesprechungen haben allerdings oft einen schlechten Ruf.
Denn: Wer hat schon Lust, sich in großer Runde noch mal anzuhören, was ohnehin schon alle wissen? Oder Diskussionen zu folgen, die sich in Details verlieren, persönliche Streitereien zutage fördern, die Nerven strapazieren und dazu noch regelmäßig den Zeitrahmen überspannen?
Niemand, klar. Ineffiziente Meetings fressen Motivation und Zeit. Aber Teammeetings müssen weder langweilig noch nervig sein. Wir zeigen, wie der Austausch spannend bleibt und erklären, wie die regelmäßige Besprechung zu einem Termin wird, auf den sich (wieder) alle freuen.
10 Tipps für bessere Teambesprechungen
1. Klare Themenfokussierung
Zwar kommen in regelmäßig stattfindenden Teammeetings ganz automatisch immer die gleichen Themen auf. Schließlich dient die Besprechung dazu, sich gegenseitig auf dem neuesten Stand über aktuelle Projekte zu halten.
Dennoch sollte vorab stets klar sein, welche Themen darüber hinaus besprochen werden sollen. Schließlich ist es kaum zielführend, wenn Dinge auf der Agenda landen, über die alle schon bestens informiert sind.
Eine Liste mit Themen sollte deshalb schon vor dem Meeting allen Teilnehmern zur Verfügung stehen. Genauso müssen alle vorab eigene Themen vorschlagen dürfen.
2. Gute Vorbereitung
Alle Teammitglieder müssen in der Lage sein, in wenigen Worten aktuelle Projekte und Probleme zu beschreiben, die auf der Tagesordnung stehen. Deshalb sollten alle möglichst schon vor dem Meeting Zeit haben, sich inhaltlich damit auseinanderzusetzen.
3. Moderation
Meeting-Moderatoren führen durch die Agenda, visualisieren Sachverhalte und Probleme, kürzen ausufernde Diskussionen und behalten die Teilnehmer im Blick, damit alle Meinungen gehört werden können. Die Moderationsrolle muss nicht von einer Führungskraft ausgefüllt werden. Tatsächlich ist es sogar vorteilhaft, wenn die Aufgabe jemand anderes übernimmt.
4. Design
Ein Meeting-Designer ist für den Aufbau einer positiven Meeting-Kultur verantwortlich. Er oder sie überlegt sich vorab die Gestaltung und Methoden des Meetings: Wie werden Entscheidungen getroffen? Welche Tools unterstützen die Besprechung? Wie werden plötzlich auftauchende Probleme behandelt?
Der Designer kann gleichzeitig der Moderator sein. Wichtig: Seine/ihre Aufgabe besteht auch darin, die Augen für (noch) bessere Lösungen offen zu halten.
5. Transparenz
Moderator oder Teamleitung sorgen im Teammeeting dafür, dass nicht nur aktuelle Teamprojekte besprochen werden, sondern auch andere Informationen geteilt werden, die für das Team von Bedeutung sein könnten. Das können Unternehmenszahlen sein, Pläne der Geschäftsleitung o.ä..
6. Teilnahme
Verabschieden Sie sich von Excel und Co. und setzen Sie beim Thema Projektmanagement stattdessen lieber auf digitale, für alle zugängliche Tools. So können die Teammitglieder beispielsweise (auch während der Besprechung) To Dos auf dem Trello-Board bearbeiten, Projekte mit Asana oder Mural dokumentieren oder Vision Boards erstellen. Für die einzelnen Tools und die zugehörigen Boards sollte ein Verantwortlicher benannt werden.
7. Notizen
Jedes Meeting-Ergebnis sollte kurz und knapp und für alle einsehbar dokumentiert werden, damit etwa bereits gelöste Probleme nicht noch einmal thematisiert werden müssen. Das klassische Protokoll eignet sich hierfür weniger. Es genügt eine knappe Auflistung nach einem Drei-Punkte-Schema: Problem – Maßnahme – Zuständigkeit & Zeitrahmen für die Lösung.
8. Freiraum
Geben Sie Ihren Teammitgliedern Freiraum bei der inhaltlichen und zeitlichen Gestaltung des Meetings. Bei guter Vorbereitung endet das erfahrungsgemäß nicht im Chaos. Im Gegenteil: Dieser Freiraum kann den Zusammenhalt im Team enorm steigern. Falls Diskussionen dennoch drohen auszuufern, greift der Moderator ein.
9. Atmosphäre
Arbeitnehmer sind zu Beginn eines Meetings häufig gestresst, etwa weil Sie gerade aus der Arbeit gerissen wurden oder von Termin zu Termin eilen. Eine denkbar schlechte Ausgangslage für ein produktives Meeting.
Teamspiele können dann helfen, die Atmosphäre aufzulockern und die Stimmung wieder aufzuhellen. Außerdem hilft es, dem Meeting einen positiven Rahmen zu geben. Suchen Sie einen Wohlfühlort oder stellen Sie Essen, Snacks oder Getränke bereit.
10. Feedback
Feedback ist wichtig, um die Meeting-Atmosphäre kontinuierlich zu verbessern. Zum Sammeln von Feedback bietet sich beispielsweise ein digitales Stimmungsbarometer an. Aber auch eine mündliche Feedback-Runde gibt wertvolle Eindrücke.
Gute Meetings machen produktiv
Ohne Austausch kann Teamarbeit nicht funktionieren. Wenn Meetings als etwas lästiges wahrgenommen werden, ist das daher ein Alarmzeichen.
Andersherum machen gute Meetings produktiv: Jeder darf mitreden und mitentscheiden. Das erhöht die Identifikation mit dem Team. Alle Meinungen werden gehört, was wiederum Selbstwahrnehmung und Motivation positiv beeinflusst. Und alle wissen genau, was sie zu tun haben oder an wen sie sich mit Fragen wenden können.
Höchste Zeit also, das Teammeeting (wieder) neu zu denken.
Und zum Schluss wüssten wir gerne von Ihnen: Was tun Sie, um regelmäßig stattfindende Meetings interessant zu halten?
