Die Methode Open Space: Planlos besser zum Ziel

Haben Sie schon mal mit 999 anderen Menschen zusammen an der gleichen Problemstellung gearbeitet? Das ist weder unlösbar, noch so absurd, wie es sich vielleicht zunächst anhört.

Man nehme je eine große Portion Selbstorganisation, offene Kommunikation und kreativen Freiraum und eine Methode: Open Space – und dann klappt das richtig gut, und zwar egal, ob acht Menschen zusammenkommen oder 1000.

Bei Open-Space-Konferenzen wird nichts außer einem Leitthema vorgegeben. Die Teilnehmenden selbst bestimmen Programm und Inhalte. Innerhalb kurzer Zeit bearbeiten sie dabei komplexe Fragestellungen und kommen zu handlungsorientierten Ergebnissen.

Open Space macht Mitarbeiter zu kreativen Mitdenkern und fördert Partizipation und Innovation im Unternehmen.

So läuft eine Open-Space-Konferenz ab

Die Ergebnisse eines Open-Space-Events sind nicht beeinflussbar und können nicht vorhergesagt werden. Das macht Open Space für Führungskräfte zu einer besonders herausfordernden Methode. Sie dürfen nicht lenkend eingreifen und außer einem Leitthema keine Themen vorgeben.

Diese Themen erarbeiten die Konferenzteilnehmer selbst: Eine Open-Space-Konferenz beginnt deshalb immer mit der Sammlung von Inhalten. Alle Teilnehmenden bringen ihre Anliegen und Ideen zum Leitthema vor. Diese werden auf einem Marktplatz gebündelt und anschließend in die Verantwortung von kleineren Teams gegeben. Wer welches Thema mitdiskutieren möchte, wird ebenfalls freigestellt.

Am Ende sollen kreative Lösungsvorschläge, neue Ideen oder andere Ergebnisse stehen, die gut dokumentiert mit allen anderen geteilt werden.

Die vier Prinzipien von Open Space

Die Methode Open Space geht zurück auf den Organisationsberater Harrison Owen, der sie ab den späten 1970er-Jahren entwickelte. Er formulierte vier Prinzipien und ein Gesetz zum Ablauf einer Open-Space-Konferenz:

1. Wer auch immer kommt, es sind die richtigen Personen
2. Was auch immer geschieht, ist das Einzige, was hätte geschehen können.
3. Wann immer es losgeht, ist der richtige Zeitpunkt
4. Wenn es vorbei ist, ist es vorbei

Diese Prinzipien basieren auf vier wichtigen Erkenntnissen:

1. Für gute Ergebnisse braucht es weder besonders viele Teilnehmer, noch muss die Teilnehmergruppe möglichst heterogen sein oder aus Vertretern möglichst vieler Interessengruppen bestehen. Wichtig ist nur, dass die Anwesenden sich für das Thema interessieren.
2. Wer mitmacht, muss komplett präsent sein und lässt sich nicht durch andere Dinge ablenken. Der Fokus liegt im Hier und Jetzt auf den Fragen, die sich genau dort stellen.
3. Gute Ideen lassen sich nicht in einen festgelegten Zeitrahmen pressen. Es gibt keinen richtigen oder falschen Zeitpunkt, Ideen einzubringen.
4. Zeit für Kreativität hat höchste Priorität. Alles, was kurz und knapp abgehandelt werden kann, sollte deshalb nicht in die Länge gezogen werden.

Das Gesetz der zwei Füße

Teilnehmende dürfen die Mitarbeit an einer Fragestellung jederzeit für Selbstreflexion unterbrechen oder ihre Füße in die Hand nehmen und Ort und Session wechseln, sollten sie das Gefühl haben, in der aktuell gewählten Konstellation weder etwas lernen noch etwas beitragen zu können.

Wofür eignet sich Open Space?

Gegenüber herkömmlichen Konferenzen und Workshops bietet Open Space zahlreiche Vorteile: Die Methode ist flexibler, kann auch mit sehr großen Gruppen bestens durchgeführt werden, muss nicht aufwändig inhaltlich vorbereitet werden, ist teilnehmerzentriert und – anders als viele andere Formen von Meetings und Workshops – motivierend, fesselnd und kreativitätsanregend. Sie setzt aber auch viel Vertrauen in die Teilnehmer voraus.

Ein Open-Space-Event ist nicht zuletzt deshalb sicher nicht immer die geeignetste Form der Ideenfindung. Die Methode wird besonders gerne eingesetzt zur Erarbeitung von Strategien, in der Teamentwicklung, bei Problemanalyse und -lösung, oder zum gemeinsamen Lernen.

Und es gibt Situationen, in denen sich keine Methode besser eignet. Zum Beispiel, wenn Sie vor notwendigen Veränderungen im Unternehmen stehen: Wollen Sie, dass Ihre Mitarbeitenden diese Veränderungen zu 100 Prozent mittragen? Dann binden Sie sie so frühzeitig ein wie möglich! Und zwar nicht nur in den Entscheidungsprozess, indem sie ihnen möglichst zeitnah fertige Strategien präsentieren und über Lösungen abstimmen lassen.

Sind inhaltliche Entscheidungen zu den Veränderungen bereits getroffen, ist es zu spät. Holen Sie die Belegschaft stattdessen von Anfang an ins Boot, ist die Chance für breite Akzeptanz viel größer.