Wir müssen was besprechen

Haben Sie in Ihrem Terminkalender heute vielleicht ein wenig Platz für uns? Wir wollen uns nicht aufdrängen, aber wir haben etwas wichtiges mit Ihnen zu besprechen. Wir können uns vorstellen, dass Sie kaum Zeit haben, weil Sie gerade von Besprechung zu Workshop zu Besprechung hetzen und nicht mal Zeit für die tatsächliche Arbeit haben.

Kennen Sie eigentlich den Unterschied zwischen Workshops und Besprechungen? Es ist nämlich so: Die beiden haben sich einen ziemlich schlechten Ruf erarbeitet (nicht zuletzt, weil ein Großteil aller beruflichen Kommunikation zwei Jahre lang online stattfinden musste).

Wie gerne schimpfen wir auf ausufernde Besprechungen ohne Ergebnis und auf irrelevante, zeitfressende Workshops. Dabei sind Besprechungen und Workshops die Grundlage einer guten Zusammenarbeit.

Vorausgesetzt, sie werden richtig eingesetzt. Doch was unterschiedet eine Besprechung von einem Workshop? Wir erklären, was den Unterschied ausmacht, welche Inhalte wohin gehören und wieso die Umgebung eine entscheidende Rolle spielt.

Informationen und Austausch gehören in die Besprechung

Besprechungen dienen vor allem dem Austausch von Informationen – in der Regel zwischen Menschen, die täglich oder projektbezogen miteinander arbeiten. Sie können abteilungsübergreifend oder teamintern sein, als Statusaktualisierungen regelmäßig stattfinden, oder nur bei Bedarf.

Sie eignen sich auch für den Kontakt mit Kunden, deren Feedback eingeholt werden soll und können im Prinzip überall stattfinden, wo man sich in Ruhe unterhalten kann: stehend oder sitzend, im Büro, im Besprechungsraum, in der Kantine, online oder sogar telefonisch. Sorgen Sie bitte nur für ausreichend Licht und Sauerstoff, das ist schon die halbe Miete.

Wird ein Meeting zur Erörterung eines Problems, für Feedback, als Projekt-Kickoff oder zur Entscheidungsabstimmung einberufen, darf auch diskutiert werden. In jedem Fall aber sollte das Ziel sein, die Besprechungsdauer möglichst kurz zu halten. Taucht bei einer Besprechung ein Problem auf, sollte es nicht an Ort und Stelle diskutiert, sondern mitgenommen und zu einem späteren Zeitpunkt in geeigneterer Form thematisiert werden.

Wichtig: In einer Besprechung dürfen mehrere Themen adressiert werden, doch nicht jedes Thema braucht auch ein Meeting. Manche Informationen sind in einem Team- oder firmeninternen Wiki bestens aufgehoben, vor allem wenn dauerhaft relevante Informationen zusammengetragen werden.

Im Workshop werden die Dinge bearbeitet – mit allen Sinnen

Im Gegensatz zur Besprechung und zum Meeting dienen Workshops nicht dem Besprechen von Dingen, sondern deren Bearbeitung. Hier sind also alle gefragt, ihr Wissen, ihre Kreativität oder ihr Können einzubringen und sich gemeinsam auf ein einziges Thema zu konzentrieren.

Der Workshop dauert deutlich länger als eine Besprechung, meist einige Stunden, teilweise auch mehrere Tage. Häufig übernimmt entweder ein Teammitglied oder ein externer Coach eine Moderationsrolle.

Auch im Workshop dürfen Dinge besprochen und generelle Informationen ausgetauscht werden. Allerdings behandeln Workshops eine Problemstellung, die Kollaboration voraussetzt. Meist sind nur wenige Teilnehmer dabei, die dafür umso enger zusammenarbeiten.

Anders als das Meeting braucht der Workshop eine Umgebung, die zum Kreativwerden einlädt. Ein Design-Thinking-Workshop hat im Besprechungsraum beispielsweise nichts verloren. Schließlich geht es um aktives Zusammenarbeiten – im wörtlichen Sinn. Während das Meeting im Prinzip nur zwei Aktivitäten kennt, nämlich Sprechen und Zuhören, erfordert der Workshop auch praktische Aktivitäten.

Die Umgebung muss deshalb Bewegung ermöglichen. Auch müssen Ideen je nach Methode gesammelt und visualisiert werden können. Ideal ist ein Raum mit Blick ins Grüne und guter Belüftung. Auch die Augen und die Hände dürfen gerne durch äußere Reize stimuliert werden, denn das hilft beim innovativen Denken.

Besprechung vs. Workshop: Was wohin gehört

So wird ein Workshop auch virtuell ein Erfolg

Während Besprechungen ohne große Hürden digital stattfinden können, ist das bei Workshops – insbesondere wegen der großen Bedeutung der Umgebung – deutlich schwieriger. Auch der persönliche Kontakt ist bei der aktiven Teamarbeit schwer digital abzubilden. Von Vorteil ist es da natürlich, wenn die Teilnehmer sich gut kennen und quasi schon blind verstehen.

Doch auch wenn dies nicht der Fall ist, können Workshops online durchgeführt werden. Sie erfordern dann nur etwas mehr Planung und eine für den jeweiligen Zweck abgeänderte Methodik sowie die passende digitale Umgebung – etwa mithilfe der passenden Tools.

Ebenso müssen die Tonqualität und die Internetverbindung stimmen. Denn anders als bei Online-Vorträgen oder Besprechungen ist es im Workshop nicht zielführend, die Teilnehmer auf stumm oder gar unsichtbar zu schalten. Schließlich lebt der Workshop davon, dass alle sich jederzeit sehen und hören können.

Buchen Sie doch mal einen Workshop mit uns

Sie haben es sicher schon bemerkt: Eine echte Besprechung war das hier nicht. Dafür hätten wir Sie auch mal zu Wort kommen lassen müssen. Wir freuen uns aber sehr, wenn Sie Lust haben, jetzt aktiv zu werden und uns und allen anderen Lesern einen Kommentar mit ihrem Feedback hinterlassen.

Wenn Sie Interesse haben, grundlegend an Besprechungen und Workshops in Ihrem Unternehmen zu arbeiten, können wir dieses Thema übrigens auch gemeinsam mit Ihnen zum Workshop ausbauen. Damit kennen wir uns nämlich recht gut aus. Sie können uns sogar buchen. Zum Beispiel für einen Workshop zu teamfördernden Arbeitsumgebungen.

Vielleicht überlegen Sie nach der Lektüre dieses Textes aber auch, den nächsten Workshop mal in einer anderen Umgebung durchzuführen. Dann könnte unser New Work Lab „Zur Goldenen Idee“ die richtigen Impulse liefern. Was immer Sie brauchen, wir helfen gerne. Sprechen Sie uns einfach an!