So durchbrecht ihr organisationale Stressmuster

Ein ganz normaler Arbeitstag: Kaum habt ihr euch in eine wichtige Aufgabe eingearbeitet, kommt eine neue, dringende Anweisung – und mit ihr steht vieles, was ihr heute erledigt habt, in Frage. Sollt ihr euer Projekt noch fertigstellen oder nicht? Und wenn ja, wann? Was ist wichtiger? Beantworten kann diese Frage niemand, euer Team ist (inklusive Teamleitung) genauso verwirrt und überfordert mit der neuen Situation wie ihr selbst. Ihr seid gestresst, versucht, alles fertig zu kriegen. Am Ende des Tages fühlt ihr euch alle, als hättet ihr zwar ziemlich viel getan, aber nichts geschafft.

Das kommt euch bekannt vor? Na dann: Willkommen im Strudel der organisationalen Stressmuster. Hier verschieben sich Prioritäten immer wieder aufs Neue und zwingen euch zu erschöpfendem Multitasking, während sich der Fokus aufs Wesentliche im Nebel der sich stets ändernden Aufgaben verliert.

Organisationale Stressmuster können ganze Unternehmen lahmlegen. Müssen sie aber nicht. Wir zeigen euch, wie sie entstehen und wie ihr sie durchbrecht.

Die Ursachen organisationaler Stressmuster

Wie kommt es überhaupt zu organisationalen Stressmustern? Meist kommen mehrere Faktoren zusammen:

• Aufgaben ändern sich immer wieder, doch Prioritäten werden von Führungskräften nicht klar an die Mitarbeitenden weitergegeben.
• Die Mitarbeitenden wissen nicht, was von ihnen erwartet wird. Sie sind unsicher, welche Aufgaben sie priorisieren müssen oder dürfen und gestresst, weil sie das Gefühl haben, alles auf einmal erledigen zu müssen.
• Ständige Unterbrechungen nehmen die Möglichkeit, Aufgaben konzentriert abzuarbeiten. Sie zwingen zu Multitasking.
• Mitarbeitende fühlen sich neuen Aufgaben oder Rollen nicht gewachsen, es fehlen Ressourcen, Fachwissen und Zeit für die Einarbeitung.
• Rollen sind nicht klar definiert.
• Leistungen werden nicht anerkannt, die Mitarbeitenden fühlen sich nicht gesehen und wertgeschätzt oder haben sogar Angst um ihre Jobs.

Auf Dauer führt all das im besten Fall nur zu Verwirrung und Frustration, zum Verlust von Produktivität und Kreativität, zu Stress und ineffizientem Arbeiten. Es kann aber auch in einer dauerhaften Überlastung resultieren, die etwa gesundheitliche Probleme und häufige Fehlzeiten, schlechtes Betriebsklima und (innere) Kündigungen mit sich bringt.

Was Unternehmen tun können, um organisationalen Stressmustern vorzubeugen

Wir alle sind unterschiedlich stressresistent – und natürlich könnten wir euch hier nun einige Möglichkeiten aufzählen, den individuellen Stress zu minimieren. Aber: organisationale Stressmuster lassen sich nicht dauerhaft durch individuelles Stressmanagement durchbrechen.

Unternehmen sind in der Pflicht, das Stresspotenzial so gering wie möglich zu halten. Die klare Kommunikation von Erwartungen, Anforderungen und Prioritäten spielt dabei eine zentrale Rolle.

• Veränderungen müssen sorgfältig geplant und kommuniziert werden, um die Belegschaft mit Neuerungen nicht zu überfordern.
• Führungskräfte sollten frühzeitig in neue Entwicklungen einbezogen werden, auch um klar an ihre Teams weitergeben zu können, was geplant ist und wie sich das auf die Arbeit der Einzelnen auswirkt.
• Neue Aufgaben müssen so verteilt werden, dass niemand überlastet ist. Gleichzeitig muss sichergestellt sein, dass das benötigte Fachwissen vorhanden ist und dass Rollen und Zuständigkeiten klar definiert sind. Innerhalb dieser Rollen sollten die Mitarbeiten die Möglichkeit haben, sich selbst zu organisieren und eigenverantwortlich zu arbeiten.
• Regelmäßiges konstruktives Feedback nimmt Stress, denn es ermöglicht den Mitarbeitenden eine bessere Einschätzung der eigenen Leistung und des Potenzials.
• Gleichzeitig sollten Unternehmen ihren Mitarbeitenden Flexibilität und Fokuszeiten erlauben, wann immer das möglich ist.
• Hilfreich ist insbesondere in größeren Organisationen eine Stressmanagerin oder ein Stressmanager als Ansprechpartner und Coach für alle Mitarbeitenden.

Raus aus dem Stress-Strudel!

Organisationale Stressmuster entstehen nicht einfach so – sie lassen sich relativ leicht beeinflussen. Und zwar im positiven wie im negativen Sinn. Klare Strukturen, offene Kommunikation und realistische Aufgabenverteilungen sind effiziente Mittel gegen den Stress.

Sie schaffen ein gesundes, produktives und innovatives Arbeitsumfeld, in dem Veränderungen keine Katastrophe sind, sondern eine willkommene Abwechslung, die die Kreativität herausfordert und Unternehmen fit für die Zukunft macht.